Få situationer är mer obekväma än att behöva berätta för en anställd eller en kund, "Nej". Företagare känner ofta att vägran att följa förfrågningar skapar dåliga känslor om dem och verksamheten, som kan påverka framtida försäljning. Ännu värre, när en klient eller anställd överklagar ett beslut kanske du tycker att du måste säga nej inte en gång, men två gånger. Vid denna tidpunkt är författaren orolig för den rätta tonen och hur mycket information som ska avslöjas, för att korrespondensen inte leder till ytterligare förfrågningar eller till och med rättsliga åtgärder.
Hämta en bit företags brevpapper att använda för ditt svar. Ett svar på en överklagande utgör det sista ordet i frågan, och med hjälp av ett officiellt brevhuvud bidrar det till att förmedla myndighetens intryck.
Skriv datumet, hoppa över ett mellanslag och skriv mottagarens fullständiga namn och adress.
Hoppa över ett annat utrymme, skriv "Kära Mr./Ms.(insert name)" följt av ett kolon. Om du känner att speciell fasthet är nödvändig, släpp inte "kära" och skriv bara mottagarens namn. Hoppa över ett annat utrymme.
I första stycket berätta omedelbart mottagaren om hennes överklagande beviljas och förklara kort varför hon mottog sin begäran.
Om du inte beviljar överklagandet, tack mottagaren för hennes intresse för ditt företag eller för hennes hårt arbete, och i slutet av stycket ge henne de dåliga nyheterna. Att placera de dåliga nyheterna i slutet av stycket gör att du kan mjuka blåset först, vilket hjälper till att behålla mottagarens goodwill. Förklara motiveringen för att neka förfrågan kortfattat; undvik att ge så mycket detaljer att mottagaren kan granska politiken och andra gissa dig.
Ge ytterligare information om uppföljning i andra stycket. Om du nekade överklagandet, låt henne veta att ditt beslut är slutgiltigt och att frågan är stängd.
Skriv "Hälsningar" eller "Med vänliga hälsningar" och hoppa över tre rader. Skriv brevet och skriv under ditt namn i blått eller svart bläck. Behåll en kopia av brevet för dina poster.
Skicka brevet med certifierat brev för att behålla en rapport över ditt svar och bevis på att mottagaren mottog brevet. Denna rekord kan vara viktig om saken går till domstol.
