Noggrant utforma ett svar på ett företags email - oavsett om det är en kund, en prospekt, en chef eller en medarbetare - kan göra stor skillnad för att säkerställa önskad reaktion och respons.
Förstå författaren
Se noga på vem som skrev e-postmeddelandet eftersom detta spelar en roll i formalitetsnivå du använder för att svara. Exempelvis föreslår e-etikettekspert Lindsay Pollak att svara på ett mail som använder formellt språk genom att använda liknande formella och artiga språk. Om avsändaren använder en informell ton, använd en mer avslappnad ton, men håll den professionell.
Bestäm utfallet
Ta reda på vad åtgärd du vill att läsaren ska ta när du svarar. Om du till exempel skickar ett svar till en prospekt vill du att de ska köpa. Men om du skickar ett svar till din chef vill du att hon ska tro att du är professionell och kompetent. Svar till personer om kundservice frågor borde leda till en glad kund som känner att hans behov var uppfyllda.
tips
-
Vänta tills du har lugnat dig för att svara på ett kontroversiellt e-postmeddelande.
Beskriv resultatet i mening 1
Använd första meningen i ditt svar till beskriv vad du vill uppnå, föreslår Geoffrey James, en bidragande redaktör hos Inc. Till exempel, om en kund skickar ett mail med ett klagomål, använd din första mening för att säga att du vill lösa problemet så att kunden känner sig glad och nöjd med köpet.
Gör dina poäng
Nu är det dags att förklara hur du planerar att göra din första meningen hänt. Använda sig av små stycken att göra dina poäng. James rekommenderar att du använder bevis för att säkerhetskopiera de idéer du beskriver i ditt svar. Beroende på ämnet och åtgärden som behövs kan bevis vara lika enkelt som att påpeka ett faktum eller så omfattande som att ge flera detaljer specifika för ämnet. Till exempel, om din chef frågar varför du vill ha en utgift godkänd, ge ett faktum eller två om hur godkännande av utgiften kommer att gynna avdelningen eller företaget i allmänhet.
Ring till handling
Använd din sista mening till omställ vad du vill att läsaren ska göra nästa. Denna mening bör gå hand i hand med din inledande paragraf. Till exempel, för att göra din kund lycklig, förklara det steg du är villig att ta för att lösa problemet.
Logga ut
Slutligen använd sign-off ord, till exempel "Bäst" eller "Tack" så mottagaren vet att de har nått slutet av e-postmeddelandet, föreslår Forbes personalförfattare Susan Adams. Lägg till ditt namn och inkludera din företagsignatur i alla e-postmeddelanden. Signaturen ska innehålla ditt fullständiga namn, företagsnamn och kontaktuppgifter, inklusive telefonnummer och hemsidaadress.
tips
-
Proofread och stavningskontrollera din e-post innan du trycker på "send" -knappen. Annars kan misstag få dig att se slarvigt och oprofessionellt.
