Det är vanligt idag att höra om ett företags etiska regler, men etisk kommunikation diskuteras ofta inte i diskussionen, även om det är ett kritiskt inslag i företagets framgång. Kommunikation är viktig i alla relationer, men speciellt när ditt företag är beroende av sitt ledarskap för att ge tydlig och konsekvent information till arbetskraften. Människor lär sig snabbt skillnaden mellan uttryckliga och verkliga värden, och vet instinktivt när en organisation utövar sina värden dagligen och belönar människor som går den extra milen. Etisk kommunikation bör vara en topprioritering för företagsledare när man tar itu med alla intressenter - oavsett om de är kamrater, personal, kunder eller investerare.
Vad är etisk kommunikation?
Etisk kommunikation är grundläggande för genomtänkt beslutsfattande och ansvarsfullt tänkande. Det handlar om att utveckla och vårda relationer och bygga samhällen inom och över kontekster, kulturer, kanaler och media. Etisk kommunikation accepterar också ansvaret för de meddelanden du förmedlar till andra och de kort- eller långsiktiga konsekvenserna av din kommunikation. Oavsett om du pratar med en nära vän eller adresserar arbetskraften i ett personligt möte måste ditt meddelande vara sanningsenligt och överensstämma med ditt värdesystem. Vilseledande dina lyssnare och leverera ett meddelande som är hemligt eller inte sant, är motsatsen till etisk kommunikation.
Vidare kan etisk kommunikation sträcka sig till mediet eller till och med det språk du väljer för att leverera ditt meddelande. Med ett medium som begränsar publiken eller levererar ett meddelande på ett språk som publiken inte förstår helt, begränsar det hur ditt meddelande mottas och uppfattas.Om du till exempel talar till en publik av främst döva eller hörselskadade anställda, kräver etisk kommunikation att du har en teckenspråkig tolk.
När du inte kommunicerar etiskt, undrar lyssnare om vad du säger är sant. Brist på etisk kommunikation leder andra att ifrågasätta din professionella och personliga integritet och undrar om de kan lita på ditt budskap eller ens lita på dig. När du väl har tappat folkets respekt och förtroende måste du jobba dubbelt så svårt för att få tillbaka det, och ibland kan du inte, oavsett hur svårt du försöker. Till exempel, en företagspresident som försäkrar arbetstagare om att företaget kommer att vara familjeägt, meddelar sex månader senare att ett stort konglomerat har köpt verksamheten. Hon kommer att förlora förtroendet för sina anställda, och de kommer att tvivla på vad hon säger i framtiden.
En undersökning av Hill + Knowlton Strategies om hållbarhet, öppenhet och affärsutveckling visade emellertid att 82 procent av de 1 000 respondenterna trodde att ett företag kunde återfå tillit om det var ansvarigt och gav en ärlig och öppen rapport om hur det försökte bli mer hållbar. Utmärker allmänheten och anställda behöver inte ett företag att vara perfekt, de vill bara ha öppenhet och sanningsenhet mer än någonting. Genom processen med etisk kommunikation bör du erkänna att du saknade dina mål, vilket i slutändan banar vägen till stora förbättringar i framtiden och stöd från alla dina intressenter.
Principer för etisk kommunikation
Etisk kommunikation har flera principer eller grundelement. Kommunicera faktabaserade budskap ärligt och korrekt är centralt för etisk kommunikation. Etisk kommunikation värderar yttrandefriheten, mångfalden av perspektiv och tolerans av avvikelse. Men medan etisk kommunikation ska vara ärlig och okomplicerad, bör den aldrig förolämpa eller provocera lyssnare.
Etisk kommunikation ger tillgång till resurser och fakta som hjälpte till att formulera meddelandet. Om du till exempel delar information om aktieprestanda, är du skyldig att ge publiken årliga rapporter, arkiveringar med Securities and Exchange Commission eller aktieägarrapporter.
Kommunikation på ett etiskt sätt kräver också att meddelandet är tillgängligt. Det betyder att om du skickar ett meddelande till en stor eller mångsidig publik, se till att du tar emot alla språkens språk och lyssningsinställningar. Trots att det officiella språket i USA är engelska finns det miljoner besökare och juridiska personer vars första språk inte är engelska. Att leverera ett meddelande som kan förstås av en mångsidig publik kräver engagerade språkvårdare eller översättare som kan hjälpa dig att göra meddelandet tillgängligt för alla.
Förutom att göra budskapet tillgängligt och respektera mångfalden av tanke och perspektiv betyder etisk kommunikation att man är hänsynstagande till grundläggande mänskliga behov. Att undvika ord och språk som är avtagande eller intolerant och avstår från meddelanden som främjar eller uppmuntrar våld är avgörande för etisk kommunikation.
Etisk kommunikation på arbetsplatsen
Kommunikation på arbetsplatsen sker på alla nivåer; handledare till anställd, chef till handledare och chefer till anställda - en-mot-en och i gruppinställningar. Till exempel bör en handledare som levererar en prestationsöversyn till en anställd följa etiska kommunikationsstandarder.
Vid hantering av en högpresterande medarbetare måste en handledare hitta den rätta balansen genom att lova exceptionell prestanda i vissa områden med idéer för förbättring av andra. Omvänt måste en granskning av en anställd som utför en medioker nivå vara uppriktig så att arbetstagaren kan se sina arbetsbrister från handledarens perspektiv, vilket gör det möjligt för henne att fokusera på förbättring inom dessa områden. En handledare måste kommunicera ärligt och sanningsenligt för sina medarbetare genom att erkänna stark prestation och coachning eller vägledning ibland när arbetstagaren behöver komma tillbaka på rätt spår och uppfylla företagets förväntningar.
Stöd till företagets vision drar ner från ledande ledning till personal. De meddelanden som ledande befattningshavare i företaget levererar till mellanhantering, linjeledare och personal måste vara transparenta. Ett av de enklaste sätten att få förtroendet för dina medarbetare är att vara ärlig och okomplicerad med dem i all din kommunikation. När ledare är sanningsenliga tjänar de stöd från personal och chefer.
Exempel på etisk kommunikation
Någonsin undrar varför medierna har faktachefer, särskilt under kampanjperioden? Under kampanjens sista dagar har politiker varit kända för att antingen sträcka sanningen eller inte säga hela sanningen att få stöd från beståndsdelar och givare. Att göra kampanjlöften som är omöjliga att behålla är oetisk kommunikation. Vissa politiker kämpar med att förena etisk kommunikation med övertygande kommunikation. I sin artikel i 2014 analyserar Kenneth Hacker användningen av stor dataanalys inom ramen för politiska kampanjtalor. "Etiska dilemmaer i användningen av Big Data Analytics (BDA) för att påverka politisk kommunikation och beteende". Stor dataanalys eller BDA är information som är användbar för att hjälpa organisationer, och ofta också enskilda, fatta beslut utifrån korrelationer, mönster, trender och preferenser.
Till exempel, säg en politiker försöker få stöd i ett område som en gång blomstrat på den långa stålindustrin. Hon berättar den folkmassa som hon identifierar med sin ekonomiska kamp sedan branschens död som lämnat samhället utan bostadslön och skyller utländska konglomerat som har övertygat USA: s dominans i stålindustrin. Politikerna preitar på lyssnarens sårbarhet genom att använda BDA för att ta reda på vad som slår ett ackord med supportrar - trenden i en minskande stålindustri i USA, och preferenser att väljarna skulle gå bättre med jobb som gör det möjligt för dem att återuppta sin tidigare livsstil. Denna form av politisk övertalning är inte etisk kommunikation eftersom det inte är ärligt eller enkelt, och det återspeglar inte sanningen om den amerikanska stålindustrin.
Hur man lär sig etisk kommunikation
Att engagera sig i etisk kommunikation måste omfatta grundläggande professionell och personlig etik. För det första är ditt åtagande att berätta sanningen viktigt. American Management Association karaktäriserar etisk kommunikation som "Sanningen är jobb 1", eftersom sanningen är den mest kritiska aspekten av etisk kommunikation. Inget företag vill återuppleva Enron-katastrofen där anställda dämpades av ledare som inte avslöjade sina pensioner skulle vara värdelösa.
Etisk kommunikation får endast läras när företagets ledning förstår meddelandets inverkan. Till exempel, om du talar till fraktavdelningen om övergående uppsägningar, bör du anta att sändningsavdelningsansatte kommer att dela den informationen med försäljningsavdelningen. Försäljningsavdelningen är beroende av frakt för att säkerställa att deras order levereras i tid. Meddelandet du ger till fraktavdelningen anställda måste vara inkluderat och bör överväga vilken inverkan den kommer att få på avdelningar som är beroende av sina frakttjänster.
Undervisning i etisk kommunikation handlar om undervisningsetik och professionellt och personligt ansvar - inte bara hur man talar med anställda eller kollegor. Innehållet i meddelandet är avgörande, liksom leveransen av meddelandet. Med så många olika kommunikationsmetoder är det viktigt att veta vilken typ av information som är OK för att skicka elektroniskt mot information som ska kommuniceras ansikte mot ansikte. Självklart bör prestationsbedömningar och anställdas disciplinära recensioner levereras i ett ansikte mot ansikte, eftersom ämnet motiverar det. Dessutom uppskattar de flesta anställda att de får positiv feedback och konstruktiv kritik i person. Å andra sidan är det acceptabelt att skicka meddelandet om en ledig dag efter Thanksgiving via e-post till all personal.
Att förstå din publik är en kritisk punkt för att leverera etisk kommunikation. Utan en god kunskap om publiken kan budbäraren oavsiktligt förolämpa lyssnare eller ens leverera ett meddelande som inte ens var avsett för publiken. Om budbäraren är en topp företagsledare kan hon behöva Cliffs Notes från personalavdelningen för att vägleda henne om hur man bäst kan leverera information som förväntas bli dåligt mottagen.
Mänskliga resurser roll i etisk kommunikation
Personalavdelningen är vanligtvis gåavdelningen för arbetskommunikation. HR bör vara inblandad i alla meddelanden till anställda, särskilt de som kommer från högsta ledningsnivå. Paul Gennaro, senior vice president för företagskommunikation och chefsansvarig för AECOM, säger i en intervju med SHRM Online: "Det måste vara från HR-sidan - vad är organisationens värderingar? Hur mäter vi prestanda? Stärker vi etik och integritet? Gör vi det till en del av vår kultur? "Exempelvis kan vägledning från HR-ledarskapet i etisk kommunikation hjälpa företagets president att leverera ett meddelande som är väl mottaget, följaktligen Cliffs Notes från HR.
Personalavdelningen är generellt ansvarig för att skapa meddelanden som ledarskapet kommer att leverera till anställda. HR svarar också på medarbetarnas frågor om meddelandet. Till exempel kan en HR-anställd utarbeta en företagspresidentens tal och ge henne frågor som anställda sannolikt kommer att fråga. Förutom att skriva talet kan HR också ge svar på förväntade frågor, eller i alla fall berätta för presidenten hur man riktar anställda till rätt källa för ett mer komplett svar. Förutom att förbereda innehållet i meddelandet och Q & A kan HR förbereda presidenten för leverans av talet, som i tidpunkten, vad hon bör veta om publiken, till exempel en liten grupp eller ett heltäckande möte, och ge tips om hur man inte blir defensiv eller tar personligt brott mot anställdas frågor. Coaching i detta scenario kan också innehålla råd för att analysera kroppsspråket hos publikens medlemmar för att bestämma deras svar på hennes meddelande.
