Organisationsförändringen är hård, men det kan vara ännu svårare att kommunicera dessa förändringar till anställda. Många chefer är övertygade om att slå rätt ton när de gör det första meddelandet, men en mängd andra frågor bör också övervägas. Att svara på medarbetarnas frågor, svara på deras oro och hålla kommunikationen i osäkra tider är alla viktiga inslag i att meddela och genomföra förändringar.
Utarbeta en tydlig kommunikationsplan. Gör en lista över allt som måste kommuniceras med anställda om organisationsförändringen. Förutse frågor som anställda kan ha om förändringarna och vara redo att svara på dem. Inkludera de punkter du ska adressera i det första meddelandet, samt hur du fortsätter att kommunicera med anställda om förändringar som de börjar hända. Dela eller skapa denna plan med andra i ledningspositioner så att du levererar konsekventa meddelanden till anställda under hela ändringen.
Förklara för anställda vad som har lett till organisationsförändringen. Förklara eventuella specifika problem som företaget möter, inklusive hur och varför de behöver lösas. Om företaget lider av låg vinst, ökade kostnader eller dålig anställdas moral, förklara detta för anställda.
Ange till anställda hur den organisatoriska förändringen kommer att förbättra företaget. Markera hur det positivt kommer att påverka företaget som helhet (genom att öka vinsten eller förbättra företagets rykte, till exempel). Stressa hur dessa förändringar kommer att gynna de enskilda medarbetarna själva. Fortsätt att betona fördelarna med planen även efter meddelandet.
Ge medarbetarna en tidsram för ändringen. Berätta för dem när förändringar börjar och hur länge de tar. Om du är osäker på den exakta tidsramen, var ärlig och låt anställda veta när de kan förvänta sig ett svar.
Dela dina egna tvivel och frågor. Om det finns information om ändringen som är konfidentiell eller inte har lösts, berätta för anställda att du kommer att låta dem veta mer när du kan och försöka ge dem en tid när de kan förvänta sig ett svar för att minska spekulationen.
Ge anställda möjlighet att ställa frågor eller uttrycka tvivel eller svårigheter de har med förändringarna. Bjud in anställda att regelbundet prata med dig eller annan ledning om eventuella problem de har under hela processen. Svar svåra frågor så ärligt som möjligt.
Kommunicera med chefer och anställda ofta när förändringarna sker. Ge någon ny information som uppstår omedelbart. Meddela anställda om planen ändras och förklara varför den har ändrats. Var så öppen som möjligt under hela processen så att anställda inte känner att de hålls i mörkret.
