Ett företags huvudmän kastar ofta kontanthantering som en omfattande praxis som kan störa organisationens övergripande operativ kultur - som täcker varje segment, funktion, affärsenhet, process och mekanism. Centrala för kontanthanteringspolicy är rutiner kring utbetalningskonton, särskilt de som avser betydande utflöden av pengar och långsiktiga investeringar.
Definition
Ett företag använder utbetalningskonton för att kontrollera pengar som det ponierar upp för kostnader som är lika olika som lön, rättstvister, regleringsböter, underhåll av utrustning och kontorsmaterial. Alla konton som företaget är beroende av för att övervaka vad som kommer ut ur - och vad som kommer in - företags källare kvalificerar som ett utflödeskonto. Med tanke på vikten av detta konto går mycket strategiskt tänkande i formuleringen och antagandet av utbetalningsförfaranden. På så sätt stärker de direkta bidragen hos avdelningschefer och verksamhetschefer företagets policyhandboks auktoritet och förbättrar det underliggande berättande flödet, vilka är viktiga kriterier som hjälper medarbetare att tydligt förstå hur man ska betala medel, när man ska göra det, vem ska söka godkännande från och hur man rapporterar remittanser.
Övervakning av verksamhetsaktivitet
För en verksamhet ger en handledd betalningshandbok segmentledare de nödvändiga hävstångarna för att övervaka affärsverksamheten, redogöra för företagspengar exakt och förhindra tillgångsförvrängning - särskilt kontantstöld. Företagskassören kan till exempel arbeta ihop med tjänstemän inom den administrativa avdelningen för att lägga grunden för effektiv kontanthantering, vilket inordnar underordnade betydelsen av saker som checkspårning, utbetalning av kontoövervakning och periodisk finansiell rapportering. Den sistnämnda praxis är avgörande för att räkna ut hur mycket pengar som kom ut ur utbetalningskonton under en viss period, till exempel en månad eller kvart.
Kostnad för risk
I moderna ekonomier kan ett företags ledarskap inte tillåta mycket utrymme för hur anställda hanterar utbetalningskonton, för att frukta att en obestämd strategi för kontantadministration skulle kunna kosta affärspengarna på vägen. Detta beror på att ledande befattningshavare måste hantera företags pengar smart, så att investerare och långivare kommer att uppleva organisationen som en lägre kreditrisk. Annars kan fordringsägare höja företagets lånekostnad och ta ut högre räntor - en negativ utveckling för verksamheten, speciellt om det behövs färskt pengar för att klara av konkurrenskraftiga priser, öka försäljningen och göra allt som ett företag måste förbli i affärer över tid.
Verktyg och personalbeteende
Leverantörspersonal arbetar i samverkan med företagskassörerna och finanscheferna för att övervaka hur mycket som kommer ut ur utbetalningskonton och räkna ut varför organisationen måste slumra ut kontanterna. För att utföra uppgifter effektivt använder dessa proffsverktyg så olika som kontanthanteringsprogram, finansiella analysprogram, programvara för företagsresursplanering och kundfordringar och betalningsförvaltningsansökningar.
