Att flytta ett företag kan vara en spännande men stressig tid. För att säkerställa en smidig övergång, få inköp av anställda för processen, gör detaljerade planer och tidtabeller och förutse någon grad av förseningar och nedgångar i verksamheten.
Kommunicera om flytta
Ge medarbetarna förhandsmeddelande om flytten och vad det kommer att innebära för företaget, kunderna och leverantörerna, samt för personalen och deras familjer. En långdistansflyttning kan ha stor inverkan på anställda, särskilt om de måste ändra sina pendlar eller ändra sina barnomsorgsrutiner eller hushållsplaner. Ge en tidtabell för flytten som innehåller nyckeldatum, till exempel när kunder kommer att bli underrättad, när personliga material ska packas och när det fysiska flyttet kommer att ske.
Involver Staffers
Involvera anställda i rörelsen genom att skapa personalkommittéer eller avdelningar som ansvarar för att organisera olika aspekter av flytten. Låt medarbetarna ställa frågor, röstproblem och ge förslag på sätt att minimera driftstopp eller avbrott i arbetsrutiner och affärsfunktioner. Gör omlokaliseringen känns som ett äventyr snarare än en stressor genom att betona positiva aspekter, som mer utrymme för alla eller möjlighet att få information om kontorslayout och design.
Utveckla ett organisationssystem
Uppmuntra anställda att använda flytten som ett tillfälle att städa ut sina bås eller kontor, kasta filer och bli bättre organiserade. Koordinera flytten genom att tilldela avdelningar med färgkoder och anställda med identifieringsnummer som ska användas vid packning och märkning av kontorsutrustning, möbler, varor, filer och andra objekt som ska flyttas. Insistera på att personliga saker som bilder, utmärkelser och kontorsdekor packas och transporteras av anställda innan kontoret flyttas för att säkerställa säkerheten.
Säkerställa IT-övergången
Medan viss driftstopp kan förväntas under en kontorslokalisering, gör allt för att ha kontorsutrustning och IT på plats och drift den första dagen i det nya kontoret. Detta gör det möjligt för medarbetare att hålla kontakten med kunder och andra intressenter, få tillgång till e-post och känna sig anslutna eftersom de blir bosatta i nytt utrymme. Förbered dig för eventuella störningar under flytten genom att trycka tillbaka nyckelfristerna eller förlänga projekttiderna för att minska stressen på anställda. Skicka ett meddelande på din webbplats och på din kontors telefonsamtal inspelning som låter kunderna veta att du befinner dig i en övergångsfas så att du kan behålla höga kundservicenivåer.
Långdistansflyttningar
Om du flyttar dina kontor på ett betydande avstånd kan vissa medarbetare ställas inför valet mellan att flytta sina personliga hushåll eller hitta ett nytt jobb. Om så är fallet, ge så mycket förvarning om flytten som möjligt och hjälpa medarbetare med vilket beslut de än gör. Till exempel, för personal som är villiga att ta överflyttningen, ge hänvisningar till fastighetsmäklare som specialiserar sig på företagsflyttningar. Om en medarbetare inte kan flytta, gör rekommendationer för nya positioner genom att ringa i favoriter från kollegor.
