När det är dags att förnya ett kontrakt med en kund eller leverantör måste du först göra en del undersökningar. Kamma genom ditt ursprungliga kontrakt och notera allt som behöver ändras eller har blivit föråldrat. Du kanske vill återställa villkoren i det ursprungliga kontraktet eller uppdatera priser och andra viktiga detaljer. Då, om du fortfarande vill förnya, är det dags att skriva ett officiellt brev för förnyelse av kontrakt.
Vad ska du granska
Här är några saker att tänka på när du tittar över det ursprungliga kontraktet:
- Varaktighet och förnyelse villkor: Hur länge var det ursprungliga kontraktets varaktighet? Har timingen fungerat för ditt företag eller vill du föredra ett längre eller kortare kontrakt denna gång?
- Mål / resultat: Uppnåddes målen i det ursprungliga kontraktet? Låt oss säga att det här är en leverantör som ska leverera kaffe till ditt kontor på veckobasis. Hade rätt mängd levereras i rätt tid varje vecka?
- Prissättning: Priset på kaffet har ökat sedan det ursprungliga kontraktet upprättades. Eftersom du har varit en pålitlig kund, överväga att be om samma pris eller rabatt. En av fördelarna med att upprätta ett avtalsförhållande med en leverantör är den ökade möjligheten till rabatterade priser.
- Andra möjliga leverantörer: Om det är dags att förnya ett kontrakt, så här är din möjlighet att undersöka och jämföra priserna hos andra leverantörer. Du kan vara nöjd med din leverantör, men om du hittar lägre priser på andra ställen kan det vara värt att byta leverantörer. Eller du kan ta med den andra leverantörens priser upp till din nuvarande leverantör och de kan besluta att sänka priset.
Kontraktförnyelsebrevstämpel
Ett kontraktsförnyelsebrev kan vara kortfattat och koncist. Detta är inte själva kontraktet, vilket är längre och kommer att kräva mer tanke. Det är bara brevet som ber om förnyelse. Så, syftet är helt enkelt att öppna en kommunikationslinje. Lägg det ut som ett företagsbrev.
Ditt namn och adress Datum Leverantörens namn och adress
Kära x:
Ange datum då ditt kontrakt skrevs och notera när det kommer att sluta: Vårt kontrakt för kaffeleverans på X-platser, som vi undertecknade den 15 april 2017, löper ut den 15 april i år.
Be om att förnya och begära nya villkor: Vi är intresserade av att förnya kontraktet men har några förfrågningar. Vi vill gärna förlänga kontraktets löptid till två år. På grund av denna förlängning och vår fortsatta engagemang för ditt företag begär vi en rabatt på den månatliga betalningen.
Begär ett möte eller telefonsamtal: För att gå över dessa nyligen föreslagna villkor skulle jag vilja sitta ner tillsammans nästa vecka, om möjligt. Låt oss sortera ut detaljerna och få ett nytt kontrakt undertecknat. Vi ser fram emot att göra affärer med dig.
Vänliga hälsningar,
X
Granska alltid innan du förnyar
Förnyelsen av kontrakt är en viktig del i att driva ett framgångsrikt företag. Det är frestande att helt enkelt förnya kontrakt varje år om sakerna har gått smidigt, men det är alltid en bra idé att noga titta på villkoren och förbättra dem. Du kan känna som om du inte har tid att göra detta med varje kontrakt, men den tid du tar för att se över dina villkor med varje leverantör kommer att löna sig i längden.
