Personalsystemet (HRS) är ett IT-system som tar upp, lagrar och delar information relaterad till praxis, policyer och hantering av personalresurser i en organisation. Det är också känt som HRMS, HRIS, Human Capital Management System (HRMS) och Human Resources Information Technology (HRIT). En HRS hjälper en organisation att hantera alla komplexa och sammankopplade aspekter av mänskliga resurser, inklusive överensstämmelse med federala och statliga anställningslagar.
HMS-struktur
En HRS automatiserar viktiga personalhanteringsfunktioner, såsom personalhantering, ersättning och förmåner samt beslutsstöd. Den består av en uppsättning integrerade databaser kopplade till funktionella behandlingsenheter, såsom anställning, tid och närvaro, lön, förmåner och pensioner, anställda färdigheter och utbildning. Eftersom databaserna är integrerade behöver endast grundläggande uppgifter, såsom anställningsnamn, adress och socialförsäkringsnummer, anges en gång, varefter alla funktionella behandlingsenheter kan hämta och använda informationen.
Medarbetarhantering
HRS fångar all information om anställda från den första ansökan om anställning till sin slutlön. Den fångar grundläggande identifieringsinformation, arbetsuppgifter, prestationsinformation, lönefrekvens, anställningsförmåga inventarier och träningshistoria. Information som tagits i databasen för anställningshantering används också för obligatorisk rapportering av överensstämmelse för Equal Employment Opportunity Commission (EEOC), såsom ålder, kön, nationellt ursprung, ras och funktionshinder.
Ersättning och förmåner
HRS-ersättnings- och förmånsfunktionerna samlar in uppgifter om arbetade timmar och använder den för att beräkna löner, antal federala och statliga skatter och andra avdrag, såsom sjukförsäkring och pensionsavgifter. Systemet genererar lönecheckar eller insättningar betalar direkt till anställda bankkonton. Det beräknar också intjänade semester och sjukfrånvaro med löptid och årliga totalsummor.
Beslutsstöd
En HRS förenklar rapporterings- och beslutsstödsverksamheten genom att generera standardrapporter för mänskliga resurser, till exempel lön, nya anställningar och anställdas överföringar. Denna information används för att hantera verksamheten, mäta organisationsprestanda och planera för framtiden. En HRS tillåter också användarna att skapa speciella rapporter för att analysera vissa situationer och identifiera trender, såsom ökad personalomsättning inom ett område av organisationen.
Informationsdelning
Mänskliga resurssystem underlättar informationsutbyte och integration med en organisations övriga väsentliga affärssystem, inklusive finans, redovisning och försörjningskedja. De tillåter också datadeling med tredje part, t.ex. rapporter för myndigheter och dataöverföringar till och från sjukförsäkrings- och pensionsplan administratörer.
Medarbetare Självbetjäning
Många personalresurser inkluderar en anställd självbetjäningsfunktion som fungerar via en intranätlänk - en företagsägd säker och privat webbplats. Med hjälp av denna webbplats kan anställda uppdatera sin personliga information, skriva in deras arbetade timmar, registrera sig för träning och se upp sin ackumulerade semester och sjukskrivning utan att behöva kontakta en personalrepresentant. Medarbetare kan slå upp sin information från datorn på sina skrivbord, en bärbar dator eller från en datorkiosk på fabrikens golv eller på lageret.
