För att organisera en framgångsrik fundraisermiddag behöver du planera bra, och känna din givarbas och samhället som fundraiseren i sista hand gagnar. Att göra en bra mängd fotarbete i förväg kan spara alla huvudvärk. Oavsett om du är en händelsekoordinator för en ideell eller entusiastisk volontär, finns det några steg du kan ta för att hjälpa till med att dra av ett lönsamt företag.
Upprätta din budget. Förstå de medel du har bestämmer vilken typ av fundraiser middag du kan hålla. En sak att tänka på när factoring i pengar är att fråga om en bra high-end (och hög kostnad) fundraiser till slut kommer att gynna organisationen. Ibland kan en skarp, gräsrotsaffär få lika mycket pengar utan alla initialkostnader. Kreativitet är nyckeln.
Fråga efter hjälp. Dessa händelser, även om de verkar små i början, har ett sätt att bli större än vi trodde. Försök att inte göra för mycket på egen hand; be om volontärer att hjälpa till med gästlistan, städa upp, körutrustning eller vad har du. Att få andra ombord ger också människor möjlighet att bidra till en orsak de tror på.
Identifiera platsen så snart som möjligt för att reservera den. Var kommer denna middag att hållas? Kommer det vara en liten affär som kan hållas i någons hem eller vill du skapa en större händelse? Försök att titta på de billigaste alternativen först innan du bara hyr en hall; du kan ha en filantropp i ditt samhälle som gynnar din sak och skulle vara villig att låta dig använda sitt hem som ett sätt att donera. Fråga också efter samhällscentra, kyrkor och grundskolor vars lokaler kan vara tillgängliga för liten eller ingen kostnad.
Bestäm vem som ska förbereda middagen och hur. Kommer denna händelse att vara professionellt tillgodosedd eller kommer måltiden att göras av medlemmar i organisationen? Till exempel kan en fundraiser middag tillagas av barn i grundskolan. En grupp barn kanske vill få pengar för en lokal orsak och de kan hjälpa till att skapa en enkel måltid som de lagar och serverar sig.
Bjud in gästerna. Hämta en fullständig lista över tidigare och nuvarande givare och distribuera inbjudningar. Om du är en volontär och inte har direkt tillgång till den här databasen, ring välgörenheten och be att prata med en regissör eller media representant för att få en aktuell lista. Många organisationer använder e-post och sociala nätverk för att få ordet ut om deras händelser. Detta sparar en enorm summa pengar på papper och postkostnader.
Utforma underhållning. Det är en bra idé att ha något annat än middagen för att underhålla dina givare. Om det här är en fundraiser för en musik- eller dansskola, skulle ett skäl vara i ordning. En ungdomssportfondsmedlem kan fråga lokala cheerleaders att utföra ett par rutiner, eller fråga barnen att förbereda en kort och rolig skit om varför de behöver pengar för att fortsätta med sin verksamhet. Att visa en kort film om din orsak kan också vara ett kraftfullt sätt att skildra hur viktigt orsaken är för din gemenskap.
Följ upp regelbundet före evenemanget. Du kan planera den här händelsen i sex månader på vägen, så det är en bra idé att checka in från tid till annan för att se till att saker fortfarande finns på rätt spår. Detta behöver inte vara ett telefonsamtal varje vecka till cateringfirman, men du bör åtminstone ringa ett par veckor innan du lastar in några sista minuten detaljer som kan behöva ordnas.
