När du kör ett företag är det viktigt att du svarar telefonerna på ett professionellt och tillmötesgående sätt. Telefonen är fortfarande det primära kommunikationsmedlet mellan de flesta företag och deras kunder. Om du läser kundgenererade recensioner på företag märker du att kunder tenderar att bilda en övergripande åsikt av ett företag baserat på hur de behandlades i telefon. Kunder gör bedömningar utifrån antalet ringar innan samtalen besvaras, hur de möts på telefonen, hur länge de läggs i väntan och huruvida de är nöjda i slutet av samtalet.
Ta upp telefonen före den tredje ringen. Även om detta kanske inte är möjligt varje gång ska detta vara det övergripande målet. Kunder ser det som oprofessionellt när deras samtal inte besvaras omedelbart. Även om du inte kan ringa direkt, hälsar du åtminstone kunden och ber honom att hålla ett ögonblick.
Svara telefonen på ett professionellt sätt. För de flesta företag fungerar en vanlig hälsning bäst, och du kanske vill utfärda en universell företagspolicy där alla telefonsamtal besvaras på samma sätt. Använd en enkel hälsning som innehåller företagets namn och frågar hur du kan hjälpa. Till exempel kan du säga något till följd av, "God kväll och tack för att du ringde Company XXX. Hur kan jag hjälpa dig?"
Lyssna aktivt medan kunden talar. Kunderna är irriterad när de inte känner den andra personen uppmärksammar dem eller de ställs flera gånger för att upprepa vad de just sagt. Undvik multitasking under telefon och ge kunden all uppmärksamhet.
Smile medan du pratar. När du ler, kommer du över trevligare över telefonen och kunderna svarar positivt på detta. Dessutom är du alltid trevlig och artig hela tiden, även när kunden är irat och inte är behaglig.
Tala långsamt och tydligt när du förklarar saker till kunden. Kunderna vill inte känna sig rusade, som att du försöker skynda bort dem från telefonen. Det är särskilt viktigt att tala långsamt och tydligt medan du förklarar långa processer eller går över företagets politik. Du vill grundligt förklara dig så att kunden förstår fullt och lämnar inte några långvariga frågor.
