Protokoll av möten är viktiga juridiska handlingar för ideella organisationer, myndigheter, samhällen och företag. De redogör för beslutsprocessen. Protokoll skiljer sig från diktering. De är inte ett ord för ordutskrift av vad som hände vid mötet. I stället är de en rekord av vem som deltog, vad som diskuterades, vilka röster som gjordes och vad som bestämdes. Protokoll hålls i flera år.
Förbered dig för att spela in noggranna protokoll
Granska mötesagendan. Detta gör att du kan planera för viktiga agendaposter som du behöver ta anteckningar om. Du får också en känsla av hur många deltagare som ska förvänta sig.
Utarbeta ett deltagande ark. Detta kan vara lika enkelt som ett papper med mötesnamnet och datumet på toppen med flera numrerade linjer. Du kommer att distribuera detta i början av mötet för deltagarna att underteckna.
Se till att din inspelningsutrustning fungerar korrekt. Du kan välja att anteckna mötet på en bärbar dator eller med penna och papper eller genom att spela in mötet. Om mötet täcker känslig information, diskutera inspelningen med ordföranden och förklara din avsikt att bara använda inspelningen för att säkerställa noggrannhet i protokollet.
Skapa mötesminuter för posten
Ta anteckningar under mötet. Fokusera på ämnet av varje diskussion och lämna kommentarer. Tänk på att finansieringsallokering för en ny byggnad diskuterades, men notera inte att "diskussionen var emotionell och uppvärmd". Notera vem föreslog varje rörelse och vad som löstes.
Skapa ett dokument som kommer att bli det officiella mötesminutet. Det ska vara samma format som tidigare mötesminuter. Överväg att använda sex avsnitt: Ring till beställning, Rullande samtal, Godkännande av senaste mötesminuter, Öppna problem, Ny verksamhet och Uppskjutning. Under varje ger en kort och neutral sammanfattning av diskussionen eller aktiviteten. Om det fanns en rösträkning, inkludera tally. Om röst inte räknades, ange bara att en rörelse var "buren" eller "misslyckad". Skapa ett mellanslag för protokollet som ska skrivas av dig själv som anteckningsberättare och ordföranden, som godkänner protokollet.
Cirkulera protokollet till styrelseledamöterna inom en vecka efter mötet och - om mötet var offentligt - lämna in dem som offentligt register. Gör ändringar och korrigeringar efter behov. Se dina egna anteckningar eller till din inspelning av mötet om det behövs förtydligande.
Förvara mötesprotokoll i företagsfiler
Fyll i mötesminuten med de tidigare mötena. Du kan hålla protokollet i ett bindemedel, organiserat av utskott eller styrelse, och i kronologisk ordning. Eftersom mötesminuter är lagliga handlingar, behåll dem på huvudkontoret.
Ta bort inspelningen som du har gjort av mötet, såvida det inte är din organisationens policy att behålla denna post. När dina minuter är slutliga finns det vanligtvis inget behov av att behålla denna säkerhetskopiering, och dess innehåll kan vara känsligt eller konfidentiellt.
Kopiera och distribuera mötesminuten vid början av nästa möte. Dessa kommer att godkännas som första affärsverksamhet.
tips
-
Granska mötesmallar om det behövs. Undersök hur äldre minuter hölls, eller sök på nätet för "Mötesmallar."
