Roberts Order of Order är en allmänt accepterad riktlinje för hur grupper ska genomföra möten och fatta beslut tillsammans. Som officiell rekord av vad som händer i varje möte är protokollen en viktig resurs i någon gruppbeslutsprocess. Protokoll från ett möte är inte nödvändigtvis spännande, men de borde vara tydliga och lätta att förstå. Det finns en exakt metod för att hålla protokoll enligt Robert's Rules; Genom att följa denna formel blir det lättare för framtida läsare att följa med och förstå förfarandet och deras resultat.
Börja Roberts orderbestämmelser
Varje uppsättning mötesminuter, enligt Robert's Order of Order, bör innehålla samma detaljer, vilket ger läsaren en allmän förståelse för mötets syfte. Börja alltid med en första stycke som innehåller:
- Den typ av möte, om regelbunden, särskild, årlig, uppskjuten regelbunden eller på annat sätt.
- Datum, tid och plats för mötet. Om alla möten hålls på samma ställe, utelämna den där detaljerna
- Namnet på organisationen som möts
- Bekräftelse att organisationens ordförande och sekreterare är närvarande i mötet. Om de inte är det, ge namnen på individerna som ersätter var och en av dem
- Ange om föregående mötes protokoll har lästs och godkänts. Om det föregående mötet inte var ett regelbundet möte, lägg till datum för det mötet.
Minutes huvudkropp
Majoriteten av den återstående posten kommer att fyllas med detaljer om mötet. Sekreteraren tar minuter kan spela in mötet och förbereda posten senare för att säkerställa en rättvis och fullständig rekord av alla mötesuppgifter. Håll alltid en sekundär inspelningsmetod, t.ex. en bärbar dator eller anteckningsbok, plus pennor och papper, om den primära metoden misslyckas.
Inkludera alla officiella diskussionspunkter i mötet. Ta detaljerade anteckningar om:
- Eventuella beslut på mötet, tillsammans med namnet på den person som gjorde förslaget.
- Motioner som ställer en fråga inför kroppen i mötet.
- Den slutliga formuleringen och dispositionen av alla rörelser.
- Information om varje omröstning, inklusive omröstning med namnupprop, röstberättigad röst eller omröstning om omröstning.
- Huruvida församlingen gick in i en kvasi-kommitté eller en kommitté av det hela, och resultat av denna handling.
- Alla ordningsfrågor och överklaganden, tillsammans med deras disposition, samt eventuella skäl som stolen gav för varje dom.
- En rekord av obehagliga kommentarer som en medlem kan ha gjort, vilket resulterade i att stolen namngav honom som oordning.
- Alla andra officiella diskussioner hålls i rummet.
Avsluta protokollet från stämman
Det sista stycket i ditt protokoll bör innehålla eventuella avslutande kommentarer från stolen samt tidpunkten då mötet är officiellt uppskjuten. Om det fanns några gästtalare på mötet, registrera deras namn och ämnet för deras presentationer i den här sista stycket. Underteckna mötesminuten och få din ordförande underteckna det också. Registreringssekreterarens underskrift är lagligt bevis på dokumentets äkthet, så det är viktigt att du skriver in det innan du lämnar in det eller vidarebefordrar det till andra.
