Oavsett om du helt enkelt frivilligt för att hålla reda på aktiviteterna under veckans personalmöten eller dina kamrater valt dig till kontoret för inspelningssekreterare för en välgörenhetsstiftelse, är det viktigt att du konstruerar tydliga och exakta uppgifter om vad som händer under organisationens möten. Mötesminuter tjänar som en officiell rekord av frågor som diskuterats eller agerats. Som sådana anses de ofta historiska dokument. Följaktligen kan vikten av att ta utmärkta mötesminuter inte överdrivas och deltagarna kommer att uppskatta din uppmärksamhet på detaljer och din professionalism.
Föremål du behöver
-
Roberts Orderregler Handbok
-
Medlemskapsrörelse
Välj en metod för inspelning av mötesminuten. Väg fördelarna och nackdelarna med tejpinspelning, skriva noteringar och skriva detaljerna manuellt under mötet. Tänk på en felsäker metod, som en kombination av två av dessa metoder. Till exempel kan du spela in mötet och skriva anteckningar på din bärbara dator eller surfplatta.
Hämta en kopia av "Roberts Order of Order" eller få tillgång till en online prenumeration av denna primer på parlamentariska förfarandet och bästa praxis för genomförande och inspelning av möten. Studera det rätta formatet för inspelning av mötesdiskussioner, förslag, sekunder till rörelser, diskussion och omröstning. Om möjligt, ha en kopia av boken eller webbplatsen tillgänglig för dig under mötet. Detta kommer att bli ovärderligt om medlemmarna ser till dig för svar på korrekt styrning, uppförande, officiella handlingar och protokoll.
Formatera en introduktion och struktur för dina minuter. Ange till exempel datum, tid, tjänstemänens namn, plats och syfte med mötet i din introduktion. Mötesprotokollet bör återspegla den tid mötet kallades för att beställa, samt den tid det uppskjutit. Syftet med formella möten kan helt enkelt vara ett månatligt medlemsmöte; Om du registrerar protokollet för ett särskilt medlemskapsmöte, se till att dina minuter korrekt återspeglar att det här är ett möte som organisationen inte normalt utför under sin normala verksamhet. Många organisationer i den offentliga sektorn kan ringa speciella möten för att diskutera konfidentiella frågor, såsom personalfrågor, som är undantagna från vissa bestämmelser i en statens Sunshine Law.
Stå upp när presidenten för organisationen eller gruppens ledare introducerar dig. Om du inte är formellt introducerad, presentera dig själv för gruppen och förklara din roll som inspelningssekreterare eller noter. Berätta för gruppen vilka metoder du använder för att fånga mötesdiskussioner. På så sätt identifierar medlemmar dig som den person som ansvarar för att skapa och behålla organisationens officiella dokument, vilket är särskilt användbart för medlemmar som inte känner till dig eller dem som inte är bekanta med organisationen och dess praxis. Dessutom är din introduktion som ett förslag om att deltagare måste tala hörbart så att du effektivt kan utföra dina anteckningsuppgifter.
Be deltagarna att presentera sig medan du snabbt noterar deras namn och var de sitter. På så sätt behöver du inte ständigt be folk att upprepa sina namn när du spelar in motion, sekunder och diskussionspunkter. Till exempel bör du alltid spela in namnet på den person som gör en rörelse, personen som senar det och den person som ringer för omröstning om en rörelse. När någon ringer till omröstningen säger de vanligtvis "Ring till frågan." Ledaren för gruppen frågar sedan ledamöterna att rösta. Om det förekommer diskussion före omröstningen, registrera viktiga delar av diskussionen och notera eventuella officiella invändningar. Dina anteckningar om rörelser och röstning bör också innehålla namnen på ayes, nays och nedlagda röster.
Undvik att sprida subjektiva uttalanden i dina anteckningar. Inte tolka vad en talare betyder genom sin ton, böjning eller nonverbal signaler. Mötesprotokoll måste vara faktiskt och objektivt. En eventuell vridning av en deltagares uttalanden skulle kunna erodera ditt protokolls integritet och ifrågasätta din förmåga att registrera protokoll på rätt sätt. Skriv till exempel "John Doe gjorde följande rörelse: Stäng skolor på dagar där National Weather Service förutspår mer än fem tums snö för Jackson, Adams och Madison län," inte "John Doe uttryckte uttryckligen att han ville att gruppen ville rösta om huruvida man ska stänga skolor på dagar då regionala väderförhållanden tyder på dåligt väder och obestridliga vägar."
Slutför dina minuter så snart som möjligt efter det att mötet har avbrutits, medan åtgärderna fortfarande är färska i ditt sinne. Granska dina anteckningar, lyssna på bandinspelningen och förbered dig för att utarbeta din slutliga version. Om du har frågor om vad som hände under mötet, kontakta en tjänsteman eller en ledare i gruppen. I vissa fall kan du behöva kontakta personen för vars uttalanden du behöver förtydligande.
Ge din grupps ledare med vad du föreslår är de sista minuterna; be om feedback, frågor eller rättelser. När du får grönt ljus, förbered din slutliga version och ordna minuter att sprida sig till medlemmarna. Använd din organisations föredragna metod för att distribuera kopior av protokollet, antingen via e-post, snigelpost eller personlig leverans om du befinner dig i samma kontorsinställning med deltagarna.
tips
-
Om ditt möte innehåller ett inledande röstsamtal behöver du inte begära att medlemmarna presenterar sig själva. Ta enkelt upp namnen på personer som är närvarande och registrera namnen på personer som är frånvarande. Rollsamtal är i allmänhet ett standardförfarande vid formella möten, t.ex. de som har styrelser. Ange separat varifrån människor sitter. Detta blir ditt "fuskark" så att du enkelt kan hänvisa till personer på namn i dina minuter eller adressera dem när du frågar någon att klargöra eller upprepa vad hon sa.
Även om mötet är informellt, är din roll som noter inte det. Även för informella möten, anlitar noteringsansvaret allvarligt och producerar formella skriftliga anteckningar som korrekt och formellt beskriver mötesaktiviteterna. Deltagarna kommer att uppskatta din uppmärksamhet på detaljer.
Varning
Avstå från att använda en enhet som en smartphone för att fånga mötesanteckningar - det är inte en positiv bild och personer som inte känner till smartphones förmåga kanske tror att du bara spelar på din telefon istället för att lyssna på vad organisationens medlemmar diskuterar.
