De flesta organisationer kräver att deras anställda ska veta hur man skriver vissa typer av rapporter. Till exempel bör kvalitetssäkringspersonal veta hur man skriver kvalitetsrapporter. En kvalitetsrapport hjälper till att utvärdera organisationens nuvarande styrsystem för att säkerställa kvaliteten på produkter, tjänster och processer. Goda kvalitetsrapporter kan användas av andra yrkesverksamma för att förbättra organisationens produkter och processer.
Använd dina anteckningar. Vid granskning av kvalitetssäkringsprocesserna inom en organisation bör du ta detaljerade anteckningar om hur processerna är, hur de implementeras av anställda och hur effektiva de verkar vara.
Använd enkelt språk i din kvalitetsrapport. Korta meningar och enkla fraser är det perfekta sättet att få din mening över och se till att alla proffs lätt kan förstå innehållet i din rapport.
Skriv ut abstrakt för din kvalitetsrapport. Den abstrakta är en sammanfattning av alla delar av din rapport. Sammanfattar varje avsnitt i ungefär två till fem meningar. Målet är att alla som läser abstrakten vet om läsning av hela rapporten skulle vara värt deras tid.
Lägg till en sektion för bakgrundsinformation. Detta bör inkludera avdelningen eller processen som analyserades, de personer som hjälpte till analysen och syftet med kvalitetsrapporten.
Inkludera en sektion för dina resultat. Vid analys av en avdelning eller process bör du vara uppmärksam på hur processerna är färdiga, de anställda som är involverade och hur effektiva processerna verkar vara för organisationen. Alla dessa detaljer måste inkluderas i det här avsnittet. Data eller beräkningar kan listas separat och bifogas rapporten.
Sluta din kvalitetsrapport med en avledningssektion. Detta avsnitt kommer att erbjuda dina slutsatser och rekommendationer för att förbättra de processer du observerade. Ge noggrannhet när du erbjuder förslag. Använd visuella detaljer där så är lämpligt, såsom diagram och diagram. Ju mer detaljer och exempel du kan ge i detta avsnitt, desto mer användbar är din kvalitetsrapport.
