När du skriver ett avgiftsförslag måste du visa din klient exakt vad som ska göras, hur mycket det kostar och varför det kostar vad det gör. Detta görs genom att skriva ett tvådelat förslag. Den första delen är arbetsförklaringen, som beskriver arbetet som görs, vanligtvis skrivet med detaljerade beskrivningar av de tjänster som utförs. Den andra delen är en serie tabeller som ger kostnaderna för varje objekt som beskrivs i arbetsredogörelsen och bör kunna läsas och förstås på ett ögonkast.
Definiera arbetsredogörelsen för projektet. Detta kan vara så kort eller så länge som krävs, från en enda sida till hundra sidor eller mer, beroende på projektet. Ange varje fas som ingår i projektet i separata underrubriker. Under varje fas beskrivs dess räckvidd i styckeform. Under den beskrivningen listar du varje tjänst som tillhandahålls. Sedan, i punktformat, lista varje uppgift som utförs under varje tjänst.
Skapa ett kalkylblad för varje projektfas som beskrivs i arbetsredovisningen. Märk kalkylbladet med samma underrubrik för fasen som visas i arbetsredogörelsen genom att placera titeln i första raden i kalkylbladet. Till exempel, om projektets första fas är en revision, skulle titeln på kalkylbladet och undertexten i arbetsförklaringen båda vara "granskning".
Förklara betydelsen av varje kolumn genom att ge den en titel i den andra raden i kalkylbladet. Ett typiskt kalkylblad kan till exempel lista dessa titlar: "Service", "Hourly Rate", "Hours," "Discount", "Total."
Lista varje tjänst i den vänstra kolumnen i kalkylbladet. Inkludera satser och summor som de gäller för projektet i de närliggande kolumnerna. I förekommande fall bryta tjänsterna ner i uppgifter och ange priserna och avgifterna där. Det kan vara viktigt om en konsult kommer in, eller tjänsten innehåller många uppgifter eller uppgifter med olika avgifter.
Skapa en total för projektfasen längst ner till höger i kalkylbladet.
Formatera kalkylbladet enligt vad som är lämpligt. I de rader som innehåller titlar, använd färgade celler med vit text. Använd gränser för att dela upp kolumnerna.
Skapa ett nytt kalkylblad med titeln "Totals" när du har fyllt kalkylbladen för varje projektfas. I det här senaste kalkylbladet listar du varje projektfas i den vänstra kolumnen och totalsummorna till höger. På den sista raden i det här kalkylbladet, inkludera "Grand Total" av projektet genom att lägga upp alla avgifter.
Bevisa ditt avgiftsförslag. Lita inte enbart på stavningsverktyg innan du lämnar in förslaget.
