Hälsningen av en affärsbrev är något läsaren kommer att se innan han läser resten av brevet. En dåligt skriftlig hälsning kan förolämpa läsaren och sätta en dålig ton för resten av brevet. Typiskt borde du ta ett formellt och respektfullt tillvägagångssätt när du skriver ett företagsbrev hälsning. Om du är osäker är det alltid lämpligt att adressera någon efter deras titel och efternamn. Det kan dock finnas fall där förnamn kan användas i företagsbokstäver.
Tumregel
I allmänhet adresseras människor av namn och efternamn i företagskorrespondens. Detta är det mest formella och traditionella sättet att adressera ett företagsbrev, inklusive företagsbrev via e-post. Det är dock acceptabelt att använda ett förnamn i vissa fall. Oavsett hur du väljer att adressera en person i affärsbrevet, används ett kolon vanligen efter någon hälsning.
Förtrogenhet
Om du är på förnamnsbasis med den person du adresserar brevet till, är det allmänt acceptabelt att adressera personen med sitt förnamn i ditt brev också. Dessutom kan du ta ledtrådar från tidigare korrespondens från företagskontakten för att ta reda på om du kan använda ett förnamn eller inte. Det är till exempel acceptabelt att adressera en person med förnamn i affärsbrev om han har skickat korrespondens till dig och undertecknat det med sitt förnamn. Det här indikerar att du kan använda ett mer informellt tillvägagångssätt.
Tvetydiga namn
När du skriver till någon du aldrig har träffat och förnamnet är tvetydigt, som Pat, Leslie eller Chris, kan du adressera affärsbrevet med för- och efternamn för att undvika att använda en könsbestämd titel felaktigt. Andra könsneutrala hälsningar kan användas istället för att undvika namnet helt, till exempel "Till vem det kan vara" eller "Kära herr eller fru".
När du inte ska använda förnamn
En affärsbrev som är formell eller juridisk karaktär bör alltid adresseras av namn och efternamn, oavsett förtrogenhet med läsaren. När hon talar om kvinnor, bör författaren aldrig anta civilstånd. den neutrala termen "Ms" bör användas om inte kvinnan specifikt har föreslagit att hon föredrar "Mrs." genom att använda den i sin egen korrespondens eller genom att berätta. Om personen har en professionell titel, till exempel "Dr", är det alltid bäst att använda den här titeln.
