En prestationsrapport är ett värdefullt affärsverktyg. Det låter dig dokumentera och spåra anställdas prestationer. Det är viktigt att skriva dessa rapporter noggrant, eftersom de kan vara katalysatorer för att uppmuntra till mer positivt eller negativt beteende från anställda. En välskriven resultatrapport kombinerar information, analys, ärlighet och takt.
Centrera din rapport runt flera observationer för vilka du har data. Det är viktigt att hålla anteckningar om anställda innan du skriver rapporten och sedan dra information från dessa noteringar för att sammanställa rapporten. Se till att observationerna var förstahands och inte hearsay. Ett exempel på en förstahandsobservation kan vara en anteckning som du skrev och arkiverade när du märkte en anställd som anlände 30 minuter för sent för att arbeta på ett visst datum.
Skriv om beteenden som är specifikt relaterade till det arbete som utförs. Arbetsrelaterade beteenden innefattar samspel med kollegor, uppmärksamhet på detaljer, kvalitet på pappersarbete, övergripande attityd och punktlighet.
Centrera din rapport om beteende som har diskuterats muntligt med arbetstagaren. Dina kommentarer bör inte vara en total överraskning för arbetstagaren.
Fokusera på det positiva, men var noga med att objektivt lista alla negativa händelser också om det behövs. Du kanske skriver något som, "Mr Jones upprätthåller positiva samspel med sina medarbetare. Han förblir sen om det behövs för att slutföra ett jobb. Han har haft problem med att komma fram till jobbet i tid, vilket framgår av observationer som gjorts på 11 juni, 20 och 27."
Var noggrann och specifik. Ange exempel på specifika incidenter. Avstå från rambling. Ett dåligt exempel på detta skulle vara något som, "Smith har inte bra på jobbet. Hon verkar bara som en dålig passform för positionen. Jag vet inte vad framtiden kan hålla om hon inte kan. … "Ett bättre exempel skulle vara," Ms Smith har haft klagomål mot henne av två olika medarbetare vid flera tillfällen angående hennes förolämpande och respektlöst tal."
Länk prestanderapporten till tidigare rapporter. Ange områden som kan ha förbättrats, förvärrats eller stannat densamma. Du kanske till exempel skriver: "Förra kvartalet var Thompsons produktionsnummer 75 procent lägre än vad företaget anser vara acceptabelt. Men sedan hans senaste utvärdering har hans produktion förbättrats drastiskt och uppfyller nu företagets standarder."
Kommunicera uppskattning för positiva beteenden. Du kanske skriver något som, "Ms Browns positiva attityd påverkar dem runt henne och gör arbetsplatsen till en bättre miljö."
Ge feedback om hur du vill se svagare områden förbättras. Länk rapporten till framtida mål. Till exempel kan du skriva, "Hartzog har misslyckats med att leverera sina veckovisa lektionsplaner vid fyra tillfällen. Under nästa termin vill adminsrionen se att han vänder sin lektionsplaner in före fredagen varje vecka."
Skriv rapporten när du befinner dig i en positiv omgivning. Var noga med att granska rapporten minst flera timmar efter att du skrivit den för att fånga eventuella ändringar som behöver göras.
Uppmuntra medarbetare att kommunicera med dig om en rapport när de fått det om de så önskar. Använd analysen som en chans att samarbeta positivt mot personlig förbättring, samt förbättring för företaget som helhet.
