Företagare måste betala för att stanna kvar, men olika typer av företag begär betalning på olika sätt. Att stänga en försäljning sker ofta personligen eller via telefon. Tjänsteleverantörer skickar vanligtvis fakturor via mail eller email. Oavsett mediet förbättrar betalningen hövligt försäljningen och ökar kundnöjdheten.
Försäljningsprocessen avslutas per telefon eller i person
Försäljningsrepresentanter brukar lägga en försäljning antingen personligen eller på telefon. Vissa försäljningsavtal tar längre tid än andra. Till exempel kräver en livförsäkringsförsäljning mer förklaring än att köpa ett par skor.
Att vara artig börjar i början genom att välkomna kunder och tacka dem för sin tid. Använd aktiva lyssningstekniker och svara på frågor på ett lättförståeligt språk. Om hela processen är artig frågar du om betalningen vara naturlig. Till exempel, "Vill du betala med kontanter eller ett kreditkort?" är ett vanligt sätt att begära betalning. Detta ger köparen alternativ och är inte kraftfullt. Fråga: "Hur skulle du vilja betala?" är ett annat direkt sätt att be om pengar, men anses fortfarande artigt så länge det är gjort i en vänlig ton.
Sluta alltid med att tacka dina kunder för sin verksamhet och fråga sedan, "Finns det något annat jag kan göra för dig?" Detta tyder på att hjälpa kunder är viktiga för dig.
Skriftliga förfrågningar om betalning
Många företag fakturera kunder efter att varorna tillhandahållits eller jobbet är gjort, vänta sedan på förväntade betalningsfordringar. Företagen står inför att förlora 20-50 procent av fordringarna till inkassobyråer om kunden inte betalar i tid, så att du begär betalning hjälper med till att undvika detta.
Tone är väldigt viktigt när du begär pengar både i e-post eller i traditionell företagsskrivning. Tänk på att läsarna inte alltid tolkar dina ord som avsedda. Riktig korrespondens tackar kunden för sin verksamhet och använder inledande fraser som "Jag hoppas allt är bra". Med förfallna fakturor blir betalningsförfrågningar starkare och mindre vänliga men kan fortfarande vara artiga.
Initiala förfrågningar: Ett initialt brev bekräftar att fakturan har mottagits och frågar om det finns några frågor. Detta skickas ungefär en vecka innan betalningarna blir försenade. Håll det kort och informativt, påminna kunden om att betalningen kommer att ske och att du ser fram emot att betjäna dem i framtiden.
Ett andra brev skickas på förfallodagen. Positiv förfrågan som en "påminnelse om att fakturanummer beror på" föreslår att obetalda betalningar är övervakning eller att betalningen kan ha passerat i posten. Ange fakturainformation och förfallodatum med betalningsalternativ. Uttryck din tillgänglighet och erbjud dig att svara på eventuella frågor.
Förfallna förfrågningar: Förfallna bokstäver skickas var som helst från en vecka till 90 dagar efter förfallodagen. Behåll begäran om betalning artig genom att hänvisa till fakturan och notera att betalningen inte har mottagits vid korrespondensdatumet. Begär att kunder granskar sina egna register. Detta tillvägagångssätt tar bort konfrontationen genom att ge kunden möjlighet till ursäkt, till exempel, "Åh, jag trodde att min bokhållare skickade det redan." Stänga bokstäver med "Tack" eller "Vänliga hälsningar" för att hålla en artig och vänlig ton. Inkludera en kopia av fakturan med varje bokstav.
Efterföljande bokstäver blir mer stränga eftersom klienten ännu inte har tagit upp problemet. Dessa bokstäver använder fortfarande många av teknikerna i tidigare bokstäver, men förinsamlingsbokstäver måste notera att ytterligare åtgärder kommer att vidtas om betalning inte erhålls.
