Den generella boksluten är en bokförvares (revisors) insamling och sammanfattning av ett företags konton. Den allmänna tidskriften är en kronologisk rekord av dagliga finansiella transaktioner och bokföringen specificeras av konton. Den allmänna huvudboken tar ofta form av ett enkelt tvåkolonn T-konto. Formella register kan använda fler kolumner för att visa kontosaldot efter varje debitering och kreditering. Det är en del av ett sätt att hålla reda på din företags ekonomiska hälsa.
Inrätta
Det är upp till revisorn eller bokföraren hur man ställer in och namnger kontot för Ledger, men ett typiskt och enkelt sätt att det görs över hela linjen är att använda T-metoden från vilken kommer informationen att skrivas in journalen. När det gäller den formella huvudboken visas en "löpande balans" för de dagliga transaktionerna i slutet av varje dag i en separat kolumn.
Naming och Nummering Konton
Namnkonton görs för att tydligt förmedla vilken typ av konto det är. Typiskt kallas kontant kontant, kapital är kapital, kostnader är kostnader - tydligt märkt med typ av kostnad (hyra, telefon), intäkter och kundfordringar (förfallna pengar eller intäkter) och betalningsbara skulder (skulder). Det här är några olika typer av konton som finns i en huvudbok, beroende på vilken typ av verksamhet som helst. De flesta ledger "koder" för kontanter är de 100 kontona; som följs av 200, 300, 400 konton och så vidare. Ingående saldon är inte alltid noll och beror på om du öppnar din verksamhet med materiella tillgångar och skulder som lägger till eller dras av värde från din verksamhet.
Elektroniska Ledgers
Elektroniska ledgers har redovisningsmoduler som tillhandahåller avancerade verktyg som är utformade för att hantera fortsatt inmatning och rapportering av detaljerade finansiella transaktioner. Vissa har verktyg som integrerad projektspårning. Dessa elektroniska system kan generera många olika typer av rapporter som en lista över poster, resultaträkningar, balansräkningar, förhållningsanalys och mer. Skönheten hos dem är att de gör alla beräkningar för dig, vilket eliminerar behovet av att lägga till maskiner och miniräknare, förutom under de striktaste omständigheterna. Med elektroniska ledgare kan du också köra detaljerade revisionsspår, samt göra komplicerade eller enkla budgetar och köra vinst och förlust (P & L) -förklaringar. Elektronisk redovisning gör det enklare att spåra oegentligheter, t.ex. dubbla inlägg eller missade betalningar och krediter som kan uppträda i ditt månatliga kontoutdrag.
Matar böckerna
När ett företag förstärker finansiella data för att ge obefintligt intäkter kallas det "matlagning av böckerna." Ledgers används förmodligen för att upprätthålla denna typ av bedrägerier, eftersom bokmatning innebär snabbare intäkter och försenande kostnader samt genomförande av syntetiska transaktioner för att få mer legitim finansiering samt att förbättra de finansiella ställningarna på Wall Street. Trots att Sarbanes-Oxley Act (se Resources) inte är tillämplig på ett litet eller familjeägt företag, skapades det i ljuset av Enron och Worldcom-skandalerna att de ska reglera "kreativ finansiering" och att kontrollera incidenter som kan leda till bedrägeri, liksom ärligt fel.
Generellt godkända redovisningsprinciper
Generellt accepterade redovisningsprinciper (GAAP) ger investerare en minsta konsistensnivå vid analys av finansiella rapporter för investeringsändamål. Dessa principer omfattar saker som intäktsredovisning, balansräkningsposition och utestående aktiemätningar. Det är en uppsättning allmänna normer som dock kan snedvrida. Förvrängda redovisningsstandarder kan leda till det som kallas "accounting noise", buller som gör det möjligt för vissa företag att måla en rosier bild av deras finansiella baslinje som det som faktiskt existerar. Investerare bör i alla fall vara försiktiga när man granskar inte bara ledgers, utan även tidskrifter, kvitton, fakturering och kontoutdrag, kostnader för avskrivning av maskiner och utrustning samt eventuella andra finansiella data som är tillgängliga för att bestämma "sann" stabilitet eller potential för en företag innan investeringar.
