När tidigare samtal med en välutbildad medarbetare - en som vet vad som förväntas och inte har några hinder som hindrar honom från att utföra sitt arbetsansvar - inte har resulterat i önskat arbetsbeteende eller prestanda, är en verbal varning det nästa logiska steget. En verbal varning är en form av disciplinåtgärd som utfärdas genom att kommunicera dina förväntningar högt till en anställd och varna honom för att du kommer att vidta ytterligare disciplinära åtgärder om hans prestanda inte förbättras.
Samarbeta med någon i personalavdelningen på ditt kontor eller prata med din närmaste handledare för att ta reda på rätt procedur för att utfärda en verbal varning. Till exempel, även om du kommer att prata med arbetstagaren, behöver du fortfarande dokumentera varningen skriftligen så det finns en post.
Granska eventuella anteckningar som du kanske har gjort tidigare om samtal med arbetstagaren angående samma problem som har lett dig att besluta att anta en verbal varning. Samla fakta om situationen innan du konfronterar arbetstagaren så att ditt syfte och varning kommer att vara tydligt. Att veta fakta hjälper dig också att hålla din position om arbetstagaren försöker argumentera med dig om tidigare händelser. Ta reda på vad du tidigare föreslog att arbetstagaren borde göra för att förbättra sitt beteende eller arbetsprestanda. Planera att diskutera varför strategierna inte fungerade och varför de ledde till den verbala varningen.
Be en annan handledare att sitta i när du ger den verbala varningen. Har medarbetaren åtföljer dig till ett privat område eller kontor där den andra handledaren redan väntar. Låt medarbetaren veta att den andra handledarens närvaro är att bevittna samtalet. Förklara problemen med hans arbetsbeteende eller prestanda på ett artigt och professionellt sätt. Berätta för honom hur han kan åtgärda problemet. Fråga honom om han förstår problemet och be om sina idéer för att rätta till problemet.
Informera honom att du utfärdar honom en muntlig varning som blir en del av hans permanenta arbetsrekord. Berätta för honom om han inte tar de rekommenderade åtgärderna för att rätta till problemet, det kan leda till ytterligare disciplinära åtgärder, till och med förlusten av hans jobb. Be honom att verifiera att han förstår att hans jobb är i fara.
Starta konversationen positivt, leverera de negativa nyheterna och avsluta med en positiv anteckning. Till exempel, i slutet av konversationen, berätta för honom att du är övertygad om att han kan göra de ändringar som krävs för att förbättra sitt arbetsbeteende eller prestanda. Var fast men artig hela tiden.
Skriva detaljerna i den verbala varningen skriftligen för de anställdas register. Skriv och datum dokumentet. Be vittnehandledaren att underteckna och datera dokumentet. Detta steg är avslutat efter att arbetstagaren har lämnat kontoret, eftersom du inte behöver arbetstagaren att skriva under en verbal varning, eftersom den tillsynsansvarige verifierar den verbala varningen genom bevittning och signatur. Om du har anställdstecknet kan han senare säga att han aldrig fått en verbal varning, vilket kan leda till juridiska problem.
tips
-
Även vid tillfälliga konversationer med arbetstagaren om arbetsprestationsproblem, ta alltid anteckningar för att hänvisa till senare.
Kontrollera att medarbetaren förstår att du utfärdar en verbal varning och dess konsekvenser. Använd orden "verbal varning" och se till att han vet att hans jobb är i fara, om inte han tar lämpliga steg för att åtgärda problemet.
Varning
Lyssna på arbetstagarens förklaring när du utfärdar den verbala varningen. Du kan inse att det finns ett problem som måste lösas för att hjälpa medarbetaren. Gör vad du kan - inom rätta - för att hjälpa medarbetaren att förbättra sin prestation.
