En del av chefsjobb är att disciplinera anställda som inte följer reglerna. Medan en enkel verbal varning är tillräcklig för första gången, mindre överträdelser, mer allvarliga eller upprepade överträdelser kräver en dokumenterad, skriftlig varning. Detta kommer att bidra till att inte bara förklara för arbetstagaren vad han gjorde fel och vad som förväntas av honom men också låta dig behålla en kopia av varningen för medarbetarens fil, vilket kan vara användbart senare. Att skriva en sådan varning kan verka som en skrämmande uppgift, men med en skriftlig varningsmall kan processen faktiskt vara ganska enkel.
tips
-
En skriftlig varning bör följa en standardmall och innehålla information som vilka regler som bryts, en detaljerad beskrivning av brottet och hur arbetstagaren behöver förbättra.
Varför använd en skriftlig varning
En skriftlig varning kan vara till nytta för både medarbetaren och företaget. För arbetstagaren kan varningen ge tydlig vägledning och instruktioner om vad företaget förväntar sig av henne och hur man kan förbättra sin arbetsprestanda för att undvika ytterligare varningar. För företaget kan den skriftliga varningen hjälpa till att bevisa att åtgärder har vidtagits så att ytterligare åtgärder kan vidtas om problemet fortsätter. Det fungerar också som dokumentation av problemet om arbetstagaren senare lägger någon form av rättslig tvist, såsom ett felaktigt uppsägningsfall.
När du ska använda dessa varningar
Varje företag kommer att ha olika problem med olika anställda baserat på företagets egna regler och typen av personer som arbetar där. Med det sagt är de vanligaste anledningarna anställda skrivna över alla branscher överdriven tardiness.
Vanligtvis utfärdas ett varningsbrev till en anställd efter det att en verbal varning har givits, men det är inte alltid fallet. Om ett allvarligt engångsbrott inträffade är det meningsfullt att kringgå en verbal varning och omedelbart få en skriftlig varning som kan gå i medarbetarens fil. Det är värt att notera att alla verbala varningar ska dokumenteras efter det faktum, inklusive tidpunkten och datumet för varningen, och dessa ska anges i anställningsfilen så att det inte finns någon förvirring om arbetstagaren har eller inte har blivit varnad om ett särskilt problem.
Använda en skrivelsebrev
Det är en bra idé att leta upp mallar för både en skriftlig varning och en anställd disciplinbrev innan du behöver dem. Dessa bör anpassas för ditt företag och förberedas för användning innan du faktiskt skriver upp en anställd. Varje anställd som får ett meddelande om varning eller disciplin ska få samma blankett fylld med information som är relevant för det specifika problemet som dokumenteras. Detta kommer att se till att alla anställda behandlas rättvist och jämnt.
Fyll alltid in alla blankor i en förtryckt varningsblankett.Om något inte gäller kan du skriva "N / A" så det är uppenbart att det inte var tillämpligt och att du inte var försumbar när du fyllde i formuläret. Om du faktiskt skriver ett brev med hjälp av en mall behöver du inte göra detta utan skriv brevet noggrant med så mycket detaljer som möjligt. Med dessa steg kan du skydda dig om det uppstår juridiska problem senare. Av den anledningen, använd alltid formellt språk och undvik att använda stenografi eller jargong.
Medan du borde arbeta med en mall, bör den specifika tonen som används i ett reprimandbrev variera beroende på överträdelsens allvar. Om arbetstagaren var sen några gånger, kan du till exempel fokusera på att korrigera beteendet och ställa en mer positiv ton för att uppmuntra honom att dyka upp i tid. Om en anställd förbannar hos en kund kanske du vill ha en mycket allvarligare ton som fokuserar på eventuella påföljder om han skulle fel igen.
Ge brevet till arbetstagaren personligen, inte via e-post och inte bara genom att lämna den på arbetstagarens skrivbord. Du kan välja att ha ett vittne närvarande eller inte, men hantera inte frågan offentligt framför resten av personalen. Det kan vara svårt och obehagligt, men det är viktigt att göra. Det kan faktiskt vara fördelaktigt att prata med arbetstagaren om situationen, eftersom hon kanske tror att brevet låter mer eller mindre strikt än vad du menade att det ska vara, och även din närvaro kan bidra till att betona tonen du tänkte ta i brevet. Du kan mildra blåsningen av brevet genom att ge arbetstagaren några positiva återkopplingar, men gör aldrig det om det orsakar någon förvirring om allvaret av varningen du utfärdar.
Få alltid en signatur från arbetstagaren när du är närvarande. Om han vägrar att underteckna det, be honom att skriva ett brev som anger att han vägrade att underteckna varningen. Håll den undertecknade kopian för arbetstagarens rekord. Om arbetstagaren undertecknade ett brev som anger att han vägrar att underteckna varningen, klistra fast det här i brevet. Ge också en kopia till arbetstagaren för hans register.
Anställningsskrivningsexempel
Ett skriftligt varningsbrev bör börja med de grundläggande formaliteterna, som ämnet, datumet, tiden, ditt namn, din jobbtitel, medarbetarens namn och arbetsnamn och namnen på andra personer som får en kopia av notatet. Du kanske vill inkludera företagets logotyp längst upp i formuläret, men det här är valfritt.
Om du har en anställdshandbok bör du först ange vilken del av företagets policy som bryts. Du kan antingen skriva ut den specifika politiken eller helt enkelt inkludera en hänvisning till den relevanta delen av handboken. Om du inte har en handbok, skriv bara en kort sammanfattning av de företagsregler som gäller.
Inkludera om det här är den första eller sista varningen, och om det är en allvarlig överträdelse, notera detta också. Varningen bör ha en tidsram, vilket innebär att om tillräckligt med tid passerar, kommer varningen att tas bort från medarbetarens rekord och räknas inte som en förvarning. Med andra ord, en tidigare skriftlig varning om tardiness bör inte räkna med arbetstagaren om hon börjar komma in sena tre år senare. Brevet borde dock kvarstå i arbetstagarens personalfil som referens. I allmänhet bör en första varning vara sex månader, en allvarlig överträdelse ska ligga i åtta månader och en slutlig varning ska vara ett år, men det kan variera beroende på ditt företags policy.
Beskriv sedan exakt vad som hände i så mycket detaljer som möjligt, inklusive datum, tid och namn på alla berörda personer. Inkludera inte subjektiva detaljer som att säga att arbetstagaren var genomsnittlig för en annan anställd. Ställ i stället exakt vad arbetstagaren gjorde som kunde tolkas som medelvärde. Du kan välja att skriva din beskrivning av händelserna, medarbetarens beskrivning av händelserna och eventuella vittnesbeskrivningar av händelserna om dessa konton varierar. Om du använder en förtryckt blankett och det inte finns tillräckligt med utrymme för att skriva alla relevanta uppgifter, är det OK att bifoga ett andra papper om det behövs.
För att hjälpa medarbetaren att förbättra, följ informationen om vad som hände med hur arbetstagarens beteende behöver förändras och hur snart hon ska göra sådana förändringar. Följ upp detta med tydligt detaljerad information om vilka konsekvenser som kommer att uppstå om hon inte lyckas korrigera sitt beteende. Kom ihåg att den skriftliga varningen inte är en disciplinåtgärd, så var noga med att ange vilka disciplinåtgärder som ska inträffa om problemet fortsätter. Slutligen, skriv och datum brevet, presentera det för arbetstagaren och fråga henne och några vittnen till mötet för att också underteckna och datera det.
