Ja, du lärde dig att göra det i grundskolan - eller gjorde du? I den verkliga världen finns prefix för namn att överväga, siffror i företagsnamn och andra företag som endast är kända med akronymer av deras tidigare namn. Plötsligt blir arkivering alfabetiskt lite mer komplicerad. För att inte "förlora" en fil som är någonstans men inte där du först trodde, behöver du ett system. Om du delar dessa filer med andra måste systemet vara enkelt och enkelt kommuniceras. Arkivering görs av enheter. Den första enheten är vanligtvis en persons efternamn. Om två personer delar samma efternamn, går du vidare till den andra enheten, vilket är deras förnamn. Om de delar båda, går du vidare till den tredje enheten, till exempel ett mellannamn eller en början.
Transponera namn på individer vid inlämning med följande system: efternamn, förnamn eller början, mellannamn eller början. Till exempel skulle John Q. Public bli arkiverad som "Public, John Q."
Lägg till prefix för efternamn till efternamnet för att skapa ett ord och en fil i alfabetisk ordning. Till exempel skulle John Q. De Public lämnas in som "DePublic, John Q."
Ange ett förvirrande namn som det skrivs när du inte kan skilja mellan för- eller efternamn. Till exempel skulle Jon Q. John bli arkiverad som "John, Jon Q."
Kombinera bindade och sammansatta efternamn för att bilda en enhet och fil på lämpligt sätt. Till exempel skulle John Q. Doe-Public lämnas in som "Doe-Public, John Q."
Filtitlar som är en inneboende del av ett namn och i avsaknad av efternamn som den första enheten. Till exempel skulle Saint John Q. vara arkiverad som "Saint, John Q."
Ange fullständiga namn med titlar med titeln som den sista enheten. Således skulle far John Q. Public bli arkiverad som "Offentlig, John Q., Fader."
Filera andra titlar och namn bilagor som Sr., Jr., Fru eller Ph.D. som den sista enheten. Till exempel skulle John Q. Public, Jr. vara arkiverad som "Public, John Q. Jr."
Fil företagsnamn som börjar med en titel som skrivet. Till exempel "Dr. Pepper Bottling Company "bör först arkiveras som" Doctor ", sedan med" Pepper ", etc.
Fyll i alla förkortningar i namn som om de stavades ut. Exempel inkluderar "Saint" för St., "Fort" för Ft. och "Tillverkning" för Mfg.
Skriv ett företag som skrivet, med två undantag: Om namnet är en persons namn, filen med efternamn först, eller om företagsnamnet är så välkänt att det enligt förordningen skulle orsaka förvirring. Således skulle John Q. Public Company lämnas in som "Public, John Q. Company." Marshall Fields Company skulle dock arkiveras som "Marshall Fields, Company."
Ange ett företagsnamn som består av två eller flera efternamn som skrivet, med varje namn betraktat som en diskret enhet. Således skulle verksamheten "Public, Doe & Jones" vara arkiverad som "Offentlig", då som "Doe", och slutligen som "Jones".
Filera ett företagsnamn som bildats först med bokstäver, med varje bokstav som en annan enhet. Till exempel "WOW Fun" skulle arkiveras i ordningen "W", sedan "O" och sedan "W." "Roligt" skulle vara den sista enheten.
Filera alla företag med possessiva eller flertalet apostrofer som om de saknades. Till exempel "Men's Club" skulle arkiveras som "Herrar" och sedan "Klubb".
Se bort från artiklar, konjunktioner och prepositioner vid arkivering, såvida inte artikeln, sammanslutningen eller prepositionen är en inneboende del av namnet. Till exempel skulle slutet på en lång dag lämnas in som "Slut", "Lång" och Dag. "Stanford Cardinals skulle emellertid vara arkiverad som" The "," Stanford "och slutligen" Cardinals ". Ett annat undantag är när prepositioner börjar ett namn. Låtet "Under strandpromenaden" skulle arkiveras först under "Under" och därefter under "Boardwalk".
Fyll i numeriska namn som om de stavades ut och ge siffror med mer än två siffror sitt riktiga numeriska värde. Till exempel "900 klubben" skulle arkiveras först under "Nio", sedan under "Hundred" och slutligen under "Club".
tips
-
Om en filplats är något förvirrande - som i de två förnamnssituationen - ange en dummyfil eller ett färgat pappersark om det andra alternativet.
Varning
Om du inte vill spendera en timme eller så efter en felfilad fil, refilera dina filer korrekt. Alla arkiveringssystem är värdelösa om det inte används konsekvent.
