Ett förfarandeutdrag sammanfattar syftet, omfattningen och det föreskrivna sättet för att följa en fastställd policy eller slutföra en arbetsenhet. Såsom krävdes av strängen och komplexiteten hos stegsekvensen föregår, kan en procedurutgåva sträcka sig från en mening till flera sektioner eller stycken.
Som ett förfarandeutlåtande är en sammanfattning av information som rör genomförandet av ett förfarande, det bör inte skrivas förrän efter att förfarandet är avslutat.
Bestäm procedurs omfattning och komplexitet
Granska färdigt förfarande säkerställa noggrannhet och fullständighet i innehållet.
Identifiera all avdelnings personal som ansvarar för förfarandets prestanda.
Identifiera all avdelnings personal som ansvarar för övervakning och efterlevnad av förfaranden.
Identifiera alla utställningar - bilder, diagram, blanketter, dataskärmar, rapporter etc. - används i proceduren.
Identifiera alla ovanliga eller speciella termer som används i proceduren.
Identifiera procedurens primära mål och resultat.
Utkast till förklaring
Identifiera procedur; ange namn eller titel som indikerar procedurinnehåll eller användning (t.ex. "Hantering av kundklagomål").
Beskriv procedurs syfte och avsedd publik och notera specifika jobbtitel med ansvar för prestanda.
Exempel: Denna procedur innehåller instruktioner för kundserviceavdelningsrepresentanter och handledare för att registrera, spåra och lösa kundklagomål med MS-CRM-systemet.
SYFTE Att etablera och kommunicera kundserviceavdelningen representativ och övervakad standardpraxis för inspelning, spårning och lösning av kundklagomål med MS-CRM-systemet.
Lista efter namn och i ordning av utseende varje utställning som hittades i proceduren. Till exempel:
EXHIBITS: Figur 1: MS-CRM-inloggningsskärm Figur 2: MS-CRM-klagomålinspelningsskärm Figur 3: MS-CRM-klagomålhistorikrapport
Lista alfabetiskt och definiera varje unik eller speciell term som finns i proceduren. Till exempel:
ORDLISTA Uppdragsgivare: Juridisk avdelningsrepresentant för vilken klagomål tilldelats. CCID: Unikt nio siffrigt nummer som identifierar kundklagomål. EXT: Kod som indikerar återgångsperioden för återstående tid.
Ange i alfabetisk ordning med arbetsnamn all personal som påverkar eller påverkas av förfarandet, inklusive utförd funktion. Till exempel:
ROLES & RESPONSIBILITIES 1. Kundtjänstchef: Övervakar procedurutveckling, underhåll och godkännande. 2. Kundtjänstrepresentant: Utför endast jobbfunktioner i enlighet med proceduren. 3. Kundtjänsthandledare: Distributörsförfarande; övervakar verkställighet och utbildning.
tips
-
Använd aktiv röstskrivstil för att eliminera ordlighet. Till exempel, istället för att skriva "Syftet med denna procedur är att beskriva …." eller "Denna procedur är avsedd att beskriva …," skriva "Denna procedur beskriver …".
Varning
En standardmall för procedurutlåtanden bör redan finnas på plats. Om inte, bör man utveckla för att säkerställa att alla procedurer har samma "look and feel".
