Att skapa ett realistiskt projektschema är en av de största utmaningarna som en projektledare står inför. Det finns några vanliga problem med projektplanering som kan förväntas och förebyggas, vilket ger alla involverade i projektet mer förtroende för schemat.
Beräkning av uppgiftslängden
Det mest grundläggande och vanliga problemet med projektplanering är att beräkna varaktigheten för varje projektuppgift. De flesta människor underskattar hur länge något tar dem att göra, vilket resulterar i ett schema som endast återspeglar ett bästa scenario. För att förhindra detta kan du lägga till tid för varje uppgift om du kan bestämma hur mycket din teammedlem har underskattat. (Många underskattar konsekvent med en viss procentandel.) Eller du kan lägga till beredskapstid som ett separat objekt i ditt schema. Även om det här ibland rysas på som "vadderar" ditt schema, är det faktiskt ett realistiskt sätt att göra din plan mer exakt.
Var noga med att inte missa några nödvändiga projektuppgifter. Det är lätt att förbise de som görs av grupper utanför ditt projektteam eller de som ämnet expert som uppskattningen tycker är så uppenbart att hon inte behöver nämna dem.
Tilldela resurser
De flesta projektplaner bygger på antagandet att rätt resursperson kommer att vara tillgänglig exakt när det behövs. Men om inte din organisation har en bra metod för att tilldela människor till projekt, kan det inte hända. Ditt schema måste också realistiskt redogöra för hur mycket tid varje gruppmedlem kan spendera på ditt projekt, med tanke på andra projekt, operativt stöd eller administrativa uppgifter de måste göra.
Inställning av implementeringsdatum
I många fall har ledningen eller någon extern faktor ställt in datum för genomförandet av projektet innan du utvecklar ett schema. Du kan bli ombedd att minska tiden som planeras för vissa uppgifter för att uppfylla det önskade slutdatumet. Du borde proaktivt kommunicera med projektsponsorens eventuella risker för att göra dessa förändringar.
Hanterar det okända
Okända händelser, till exempel förändringar i affärsmiljön eller problem med en ny teknik, kan leda till att projektuppgifterna tar längre tid än planerat. Genom att identifiera eventuella risker i början av projektet kan du bättre hantera alla som uppstår och därmed minska deras inverkan på ditt schema.
Hantera förändring
Ändringar av projektets omfattning, krav som ska uppnås eller tekniken som används kan störa ditt projektschema. Sådana förändringar bör gå igenom en formell process för förändringshantering, så projektsponsor och kunder kan komma överens om eventuella schemanförändringar snarare än att bli obehagligt överraskad av dem.
Uppskattning av stora projekt
Ett stort projekt har mer ömsesidigt beroende mellan uppgifter och mellan arbetsgrupper eller individer. Denna nivå av komplexitet gör det svårare att förutsäga schemat, vilket måste innefatta tid för en sådan samordning.
