Det finns ett antal exempel där du kan bli ombedd att skriva ett brev på uppdrag av någon annan. Advokater, till exempel, gör det regelbundet. Andra situationer inkluderar skrivning för personer som inte har färdigheter att göra det själva eller som är andra språkelever och kan inte skriva på engelska. Din chefs frånvaro från kontoret kan vara en annan anledning för honom att be dig skriva ett brev på hans vägnar. Oavsett varför du skriver brevet för någon annan är formatet konsekvent.
Bestäm innehåll
Tala med den person du ska skriva brevet på uppdrag av. Gör en lista med punkter som ska täckas, personen som ska adressera brevet till och andra detaljer som behöver ingå. Diskutera ämnet för brevet tills du känner att du har tillräckligt med bakgrundsinformation för att skriva det ordentligt.
Använd brevpapper och företagsbrevformat
Skriv på brevpapper om möjligt, eftersom det ger trovärdighet till din korrespondens. Om du inte har brevpapper, skriv adressen till den person du skriver brevet för högst upp på sidan, lämna ett mellanslag och skriv in datumet. Börja med hälsningen, "Kära" följt av personens namn, titel och ett komma. Om du till exempel skriver till ett företag skulle det läsa "Kära Ms. Briggs" eller "Till den ordförande", om det är för domstolen.
Antag blockformatet för företagsbokstäver. Alla meningar börjar på vänster sida av sidan. Punkterna är åtskilda av ett linjeplan. Avståndet mellan din stängning är tre till fyra linjer för att möjliggöra din signatur. Skriv affärsbrev snarare än att skriva dem.
Förklara författarskap
Förklara att du skriver på uppdrag av en annan person om det är lämpligt, till exempel i ett brev till domstolen. Om det är ett brev som går ut under den andras namn behöver du inte ange att hon inte själv skrev det. I händelse av fysisk skada eller språkproblem anger orsaken: "Jag skriver på uppdrag av Jeremy Smithers då han bröt båda sina handledskidor."
Använd effektivt, lättfattat språk
Kom till saken. Brev - oavsett om det är på andras vägnar - måste vara kort och kortfattad. Ange anledningen till att du skriver och börja sedan en ny paragraf för dina stödjande idéer. Kom ihåg att ändra stycken och lämna ett utrymme när du byter idéer. Skriv i lättförståeligt språk. Använd inte ett stort ord när en liten kommer att göra och hålla dina meningar korta. Syfte för tydlighet snarare än att försöka imponera på din läsare med ditt omfattande vokabulär.
Använd en formell röst
Håll tonen kommersiell. Undvik blommiga fraser och håll fokus på ämnet du skriver om. Ge inte din åsikt om ämnet om det inte finns en mycket bra anledning att göra det.
Stäng starkt
Sammanfattar bokstävernas innehåll i det avslutande stycket. Ange också vilken åtgärd personen du skriver brevet för vill ha tagit. Om det skulle kunna ersätta en felaktig apparat eller en begäran om möte. Använd avslutningen "Med vänliga hälsningar" eller "Med vänliga hälsningar" för att hålla dig konsekvent med brevets affärssignal. Fraser som "Snabbt tal" eller "Din vän" är inte lämpliga. Skriv och skriv ditt namn, följt av orden "på uppdrag av namn på den person du skriver för."
Recension
Lämna ditt brev för en dag eller så och rediger sedan det. Förutom grammatik och stavfel ska du titta på vanliga förvirrade ord som "passerat och förflutet" eller "påverkan och effekten." Kontrollera det mot din ursprungliga lista för att du inte glömde någonting. Sätt dig i stället för brevets mottagare. Läs det högt för dig själv och utvärdera det för ton och innehåll. Redigera därefter. Granska brevet med den person på vars räkning du skrev. Se till att du inte förbise något som personen ville ha med.
