När du kör ett företag finns det tillfällen då du måste säga nej till en kund, leverantör eller associerad. Att göra det på ett professionellt sätt kan hjälpa till att behålla ett bra förhållande.
Professionell brevpresentation
Skriv ditt brev på företags brevhuvud eller stationärt och skicka brevet från den mest lämpliga personen i din organisation. Om det finns ett kundens klagomål, inköpsordernummer eller konto som referens, inkludera det i din korrespondens.
Ange ditt fall
Bly med en positiv anteckning, till exempel tacka kunden för hans eller hennes förfrågan, och få rätt till det. Till exempel, "Tack för ditt beskydd och din senaste skrivelse angående garantistatusen på din XYZ-videokamera. Efter omfattande forskning finner vi att vi inte kan hedra garantin på din videokamera efterfrågan."
Säkerhetskopiera din rationale
Ge en specifik anledning till varför du nekar en kunds förfrågan. T.ex. citerar företagspolicy, granska höjdpunkterna i målet eller på annat sätt sammanfatta vad som ligger bakom ditt beslut. Inkludera bilagor vid behov, till exempel kopior av kontrakt, garantier eller annat pappersarbete som stöder din position. Till exempel, "Som du ser i det bifogade garantiavtalet, var denna fullservicepolicy i kraft under de första 12 månaderna av ägandet. Enligt våra uppgifter köpte du kameran för tre år sedan, vilket gör dagens krav obefogat."
Erbjud ett kompromiss
I vissa fall finns det inget utrymme för kompromiss eller för att förlänga en olivgren, men om du vill behålla kundens verksamhet längs vägen, erbjuda någon form av koncession för att mildra blåsan. Till exempel, "Vi vill gärna erbjuda dig 25 procent rabatt på köp av en ny videokamera" eller "Inkl., Hitta ett 50-tal presentkort som kan lösas in för alla elektronikinköp i vår butik."
Andra typer av avslag
När du kör ditt företag kan du behöva sätta ned villkoren för kontrakt med leverantörer, neka anställdas begäran om semestertid eller på annat sätt skriva professionell korrespondens till andra affärsförbindelser. Följ samma allmänna riktlinjer som beskrivs ovan, skräddarsy brevet till den specifika situationen.
tips
-
Kontraktsförnekande: "Tack för möjligheten att förnya vårt kontrakt med ABC Refuse Removal. På grund av din senaste ökning av avgifter har vi valt att anställa tjänster från en annan leverantör."
Anställningsförfrågningar: "Din begäran om betald ledighet under den sista veckan i december nekas, eftersom den här veckan är blacked ut för alla anställda på grund av årsskiftet.
Kollegieinbjudningar: "Tack för inbjudan att tjäna på din styrelse. Tyvärr har jag ett antal tidigare professionella åtaganden som hindrar mig från att ta på sig några nya roller vid denna tidpunkt."
Linda upp det
Avsluta ditt brev med ett uttryck för tacksamhet för det befintliga förhållandet följt av en inbjudan att ytterligare diskutera frågan om det behövs. Till exempel, "Tack för ditt företag.Om du har frågor eller vill diskutera denna fråga ytterligare, var god kontakta mig direkt."
