Professionella, som revisorer och advokater, skriver ofta brev till kunder om viktiga affärssaker. Företaget måste följa vissa rutiner för att producera klara, effektiva klientbrev. Professionella skriver klientbrev för ett antal ändamål som inkluderar att välkomna en ny kund, diskutera en affärsmässig fråga eller ge råd. Skriv ett klientbrev professionellt och gör det lätt att läsa, med ett tydligt syfte kommer läsaren att förstå.
Använd brevpapper. De flesta professionella företag använder brevpapper för alla bokstäver, inklusive de till kunderna. Brevpapper innehåller firmaets namn, adress och telefonnummer.
Adress brevet. När du skriver ett brev till en klient, skriv det direkt till personen genom att ange personens namn. Det kan börja med ordet "Kära" följt av personens namn eller ordet "Till". Inkludera ett datum längst upp i bokstaven.
Börja brevet med en kort introduktion. Håll introduktionen trevlig och konversationell. Tack klienten för att använda ditt firma och ange orsaken till brevet.
Utveckla brevets kropp. Denna del av brevet innehåller informationen för bokens syfte. Det kan innehålla råd eller annan information som är relevant för kunden.
Undvik att använda termer som bara en professionell inom ditt område skulle förstå. Advokater och revisorer använder ofta termer som är specifika för deras fält, men kan vara okända för kunder. Välj ord som är tydliga för någon person, oavsett bakgrund.
Be klienten att ringa med frågor. En inbjudan att kontakta företaget för ytterligare hjälp och information är en standarddel av alla klientbrev.
Skriv brevet. Inkludera din signatur längst ner i brevet och skicka dokumentet till din klient.
