Hur man planerar en banbrytande ceremoni

Att planera en banbrytande ceremoni kan vara relativt lätt eller väldigt svårt, beroende på årstid, typ och antal individer som berörs, och lokalpressens samarbete. Nedan följer några tips för att planera en framgångsrik banbrytande ceremoni.

Förplanering av banbrytande ceremoniprogrammet

Upprätta datum och tid för ceremonin. Var noga med att komma ihåg tillgängligheten hos de företrädare som behöver vara involverade.

Ställ in programmet för händelsen.

Gör en lista över alla individer som ska bjudas in. Det kan innefatta stad, län och till och med statliga och federala tjänstemän; den lokala handelskammaren och ekonomiska utvecklingsgrupper; Företagsledare för företaget eller organisationen för vilken banbrytande sker och den lokala pressen.

Utveckla en beredskapsplan för dåligt väder. Detta kan innefatta en kort ceremoni utanför för tjänstemän att gräva den första skopan av smuts med resten av ceremonin som hålls på en närliggande plats eller i ett tältområde. Om väder förbjuder någon utomstående ceremoni, bestäm huruvida du ska flytta ceremonin till ett alternativ för regndatum eller eliminera ceremoniell grävning och håll allt på en plats.

Bestäm det bästa sättet att förlänga händelseinbjudan. Om evenemanget är stängt för allmänheten, bjud in deltagare via post, telefon eller direkt e-post. Om det är öppet för allmänheten, kan inbjudningar också publiceras i den lokala tidningen och publiceras i public service-meddelanden på radio och tv.

Ring för att bekräfta att datum och tid för ceremonin ligger på schemat för varje person som är på programmet. Var säker på att alla som kommer att bli ombedda att prata eller göra något för evenemanget förstår sina roller inom programmet och hur lång tid de ska prata.

Håll reda på alla RSVP för logistikändamål. Om en programhögtalare ska släppa ut i sista stund, ha en alternativ talare i åtanke för att ta plats och göra de nödvändiga arrangemangen så snart som möjligt.

Förberedelser inför ceremonin

Ring lokal handelskammare eller ekonomisk utvecklingsgrupp för att se om de har ett banbrytande kit. De flesta organisationer av denna typ kommer att ha rep eller band att avmarkera sajten samt en gyllene (eller annan färgad) spade och hårda hattar för ceremonin. De kommer normalt att ge dem gratis för medlemmar i deras grupp. Om dessa saker inte är tillgängliga är det lättare att bestämma hur man får vad du vill ha eller behöver på egen hand.

Skapa en budget för evenemanget. Om ingen budget finns tillgänglig, bestäm hur man får de donationer som behövs för att ceremonin ska ske som planerat.

Bestäm om dekorationer om de kommer att behövas. Tänk på både original- och beredskapsplanerna. Ha dem på plats minst en timme innan evenemanget börjar.

Ordna för förfriskningar och pappersvaror om det är tillämpligt. Om så inte är fallet, se till att färskvatten som lägst är tillgängligt för programhögtalarna.

Ordna för sittplatser både inomhus och utomhus. Om sittplatser inte är möjliga för alla på grund av publikens storlek eller var händelsen hålls, ordna sitta strikt för programdeltagare och andra dignitaries. Bestäm om det ska tilldelas sittplatser. Om så är fallet, gör ett sittplan så att alla som är involverade i ceremonin vet vart programdeltagare och andra dignitarier kommer att sitta.

Ordna om ett tält om det behövs. Se till att det är uppe och på plats några timmar innan evenemanget är planerat att börja.

Ordna för ett ljudsystem om en krävs. Se till att den är inställd och testad innan ceremonin är inställd att börja.

Arrangeras för papperskorgar, om tillämpligt. Se till att de är inkonsekvent på plats innan händelsen börjar.

Skapa namnetaggar för alla dignitarier som deltar i evenemanget så att de lätt kan identifieras. Ordna för någon att hälsa på dem när de kommer och sätta dem.

Markera av grävsidan med rep eller flaggor för att låta folk veta specifikt vart den ska gå. Ordna för en plastdroppväg om platsen är lerig för att förhindra skador på deltagarnas skor.

Se till att alla deltagare i grävan har en hård hatt. Var medveten om att sådana hattar kan vara nödvändiga för alla deltagare om ceremonin äger rum inom en bestämd hårdhetsområde.

Genomförande av ceremonin

Se till att alla deltagare är på sina tilldelade platser innan ceremonin börjar. Var säker på att de förstår deras parametrar och hur lång tid de ska prata.

Ring deltagare att beställa innan ceremonin börjar. Välkomna alla till ceremonin och introducera den första talaren när det är dags att börja. Beskriv eventuella logistiska krav som förfriskningsplats eller lokalisering av toaletter.

Ta bilder av evenemanget efter behov. Ett annat alternativ är att ordna för att få kopior av bilder som tagits av pressen.

Underhålla programmets flöde från början till slut. Om det behövs, gå in och tala exakt för att hålla programmet på rätt spår eller att täcka för någon saknad deltagare.

Ta hand om rengöring när händelsen är avslutad. Se till att allt papperskorgen hämtas och att webbplatsen återlämnas till det skick som var innan händelsen började.

Föremål du behöver

Lista över lokala pressrepresentanter
Lista över stad, län, stat och federala representanter
Inbjudningar
Rope för att markera av sajten
Skyffel
Hattar för deltagare
Kamera
dekorationer
förfriskningar
Webbplatsmarkeringsutrustning
Namnbrickor
Bord och stolar
Podium med ljudsystem
Tält

tips

"Platsen" motsvarar den banbrytande platsen. Den enda gången som kan förändras är på grund av publikens storlek eller väderförhållanden. Det kan vara omöjligt att få alla önskade på rätt plats vid rätt tidpunkt, så skjut för ett datum och en tid som uppfyller schema för de berörda. Banbrytande ceremonier inkluderar vanligtvis en ceremoniell grävning av den första skottet av smuts. De kan också innehålla anmärkningar från borgmästaren eller andra stad, statliga eller federala tjänstemän, handelskammare eller ledare för ekonomisk utveckling, och tjänstemän från verksamheten eller organisationen som håller banbrytande. I de flesta fall är det bäst att försöka arbeta utan ett offentligt adresssystem på grund av besväret och kostnaden som är inblandad i att ställa upp en. Håll förfriskningar enkla, som tårta och stans. De flesta som är involverade i evenemanget har strama scheman och har inte tid för utökade bufféer eller middagar. Se till att de är på plats minst en timme innan händelsen börjar. Använd namotaggar endast om de behövs. Hårda hattar kan ofta lånas från den lokala industrin om medel inte är tillgängliga för köp. Var alltid beredd att gå in och göra allt som krävs för att säkerställa ett framgångsrikt resultat. Tack deltagarna för att komma antingen muntligt eller skriftligt.