För varje organisation firar en byggnadens engagemang kulmen av år av arbete och planering. Det finns många sätt att planera denna födelsedag. Njut av den tid du spenderar kreativt och bestämma vilka komponenter som är mest lämpade för din händelse. Kommer det bli ett bandskärning? Vad sägs om en lunch? Vill du inkludera en religiös komponent? Många av dessa idéer kan vara beroende av din budget, men det är värt att utforska. När du har några riktlinjer på plats, starta planeringsprocessen.
Ange datum flera månader i förväg. Koordinera med din byggentreprenör på ett förväntat slutdatum. Kolla lokala byggregler - det kan hända att du måste utfärda ett intyg om beläggning innan du kan laga ett evenemang i den nya byggnaden. Om du planerar en gemenskapsövergripande fest, kolla kalendrarna till andra grupper eller institutioner så att du inte överbokar prime datum.
Förbered gästlistan flera månader i förväg. Meddela inbjudna VIP-medlemmar från datumet och låt dem veta att du kommer att reservera parkeringsplatser och specialplatser för dem. Uppskatta antalet gäster som deltar: Se noggrant på din lista och sannolikheten för att personer som deltar. Vanligtvis är ju större gästlistan desto lägre andel av närvaro. För listor på 500 eller fler gäster är 25 procent närvaro en startberäkning. Caterers är en informerad resurs för att uppskatta antalet gäster som kommer att delta.
Flera månader i förväg, bjud in medlemmar av prästerskapet och andra talare som du hoppas kommer att delta i tjänsten.
Skicka ut "spara datumet" meddelanden via mail till hela gästlistan upp till två månader i förväg.
Boka och träffa caterer så tidigt som möjligt. Ta beslut om rymdplanering, meny, utrustningsbehov, parkering, blommarrangemang och servicepersonal.
Bokuthyrning och tjänster. Börja med att planera möten för var och en av dem flera månader i förväg. Dessa kan omfatta utrustning (stolar, bord, sängkläder, scen, ljudsystem och podium), betjänt, blomsterhandlare, musiker, skrivare och fotograf. Börja arbeta med alla media som kan täcka händelsen.
Mail inbjudningar tre veckor före evenemanget. Handadress om möjligt.
Bekräfta med tjänsteleverantörer två veckor i förskott och dubbelkontrollera alla detaljer. Gör ett detaljerat schema med händelser för händelsedagen och distribuera till tjänsteleverantörer. Inkludera kontaktuppgifter med mobilnummer. Program eller order av service ska gå till skrivaren två veckor före evenemanget.
På dagen före evenemanget, reservera parkering för VIP, prästerskap och cateringfirma med trafikkottar och reserverade parkeringsskyltar. Hämta program / beställningar av service från skrivaren. Ta emot hyresobjekt och börja installationen. Återanvänd medlemmar av media och reservera parkering för dem om det behövs.
På dagen för evenemanget, arbeta planen och bero på de yrkesverksamma du har anställt för att göra sina jobb.
tips
-
Design dedikation för att hedra byggnadens avsikt. Till exempel kan eleverna spela meningsfulla roller i engagemanget för en ny skolbyggnad, eller gästerna kan bjudas in att kasta vildblommafrön vid engagemanget för ett offentligt trädgårdscenter. Om pengar till den nya byggnaden donerades planerar du att ha en privat "snigelekt" -fest för givare natten före engagemanget.
