Så här ställer du in en virtuell kontor. I en global miljö har arbetsplatser praktiskt taget inga gränser med anställda i hela världen. Med det ständigt ökande priset på fastigheter har det virtuella kontoret blivit ett attraktivt fenomen för många affärsmän. Företagen kan vara placerade på en viss plats, men anställda utför sina dagliga kontor affärer från olika platser som ett hotell, café eller hem.
Beslut om en företagsadress för ditt virtuella kontor. Det kan vara ett brevlåda nummer eller du kan använda en CMRA (Commercial Mail Receiving Agency) brevlåda för att få en företagsadress.
Titta på dina anslutningsmöjligheter. Det finns flera att välja mellan om dess e-postmeddelanden, mobiltelefoner, onlineforum, snabbmeddelanden, VoIP och mer.
Gör din valda plats för det virtuella kontoret redo för installation. Inreda platsen och skapa en arbetsatmosfär som du vill. Se till att det finns tillräckligt med utrymme för installation av nödvändig elektronik, t.ex. datorer, faxmaskiner och telefonlinjer.
Installera nödvändig programvara på dina datorer beroende på dina behov. Vissa program är speciellt utformade för webbkonferenser, presentationer, mötesplanering och så vidare. Det är också en bra idé att välja ett tillförlitligt antivirusprogram för att skydda din dator mot onlinebyte.
Kontakta en telefonleverantör och få ett modernt telefonsystem med en interaktiv röstrespons (IVR) för att hantera samtal utan att behöva vara på plats. Deras inbyggda teknik kommer till ett rimligt pris och de tar ut endast för den faktiska användningen.
Inrätta en intranätanläggning som endast är tillgänglig för företagets arbetsgivare för att vidarebefordra information, vital kommunikation, filer och dokument eller gå in i VPN-nätverket så att det överförda materialet är fullständigt konfidentiellt. Håll reda på vem som har tillgång till databasen i din organisation genom att hålla loggar över inmatning, avsluta och få tillgång till information.
Planera dina officiella möten med medarbetare, kunder eller andra över en kopp kaffe på en plats som är bra för alla. Om alla dina kontakter inte kan fysiskt vara där kan du ordna anslutning genom att använda webbkameror, mobiltelefoner och snabbmeddelanden.
Se till att dina anställda regelbundet lämnar tidtabeller för att registrera antalet arbetstider. Systematiskt se över dessa tidtabeller baserat på beräknade timmar som krävs för specifika uppgifter för att hålla kvar produktiv tid i kontrollen.
tips
-
Ett antal affärsapplikationer kommer i form av "sviter" som inkluderar de flesta program som krävs för att skapa ett virtuellt kontor och ännu mer. Några av de populära sviterna är Microsoft Office, Lotus, Corel och AppleWorks. Om du har budgeten, ge dina anställda nödvändiga tillbehör, till exempel bärbar dator, Wi-Fi-mobil, VoIP och annan utrustning. Då kan du och din arbetskraft anslutas effektivt.
Varning
Säkerhetskopiera dina data regelbundet för att undvika en fullständig inbromsning av din dagliga verksamhet om systemet kraschar. Detta kan vara ett mareridt scenario faktiskt.
