Om din anställd tillfälligt är ute av arbete med en kortfristig funktionshinder, kan du behandla eventuell sjukpenning som han mottar precis som vanliga löner. Du rapporterar sjukpenning i ruta 1 med hans andra ersättning. Det visas också i ruta 3 om du håller inkomstskatt på den och ruta 5 för social trygghet och medicare. Alternativt kan du ta ut en andra W-2 som bara täcker sjukpenning.
Den separata W-2
Om du använder en separat W-2 för sjuk- eller handikappavgift, rapporterar du det som du skulle löna sig. Fält 1 visar hur mycket sjukpenning arbetstagaren ska inkludera i inkomst. Fält 2 rapporterar vilken federal skatt som helst. I lådorna 3 och 4 redovisas det belopp som är föremål för socialförsäkringsskatten och den skatt som återstår. Lådorna 5 och 6 gör samma för Medicare.
Försäkringskontroll
Om betalningarna kommer från en tredje part som ett försäkringsbolag, och arbetstagaren betalar för polisen - även om den köpts genom din hälsoplan - är ingen av invalidlönen skattepliktig inkomst. Om du betalar 100 procent av policyn, är 100 procent av förmånerna skattepliktiga. Om ditt företag betalar 40 procent, då är 40 procent av förmånerna skattepliktiga. Anmäl otillåtna funktionshinder i Box 12 i W-2, med kod J.
Övriga betalningar
Eventuella betalningar för sjukvårdskostnader avseende sjukdom eller funktionshinder är inte skattepliktiga och går inte på W-2. Du redovisar inte förmåner som inte är relaterade till att arbetstagaren är borta från jobbet. Två veckors sjuklön är beskattningsbar, men en platt summa för att förlora ett ben är inte. Arbetstagarnas ersättning är inte skattepliktiga och visas inte på W-2.
