Ett bibliotek är bara lika bra som sitt indexeringssystem: Utan Dewey Decimal, Library of Congress och någon slags volymkatalog kunde ingen hitta den rätta boken snabbt eller tillförlitligt för att göra biblioteket användbart. Innan moderna offentliga bibliotek blev normen under mitten av 1800-talet memorerade professionella bibliotekarier platsen för tomes i deras vård. Senare hjälpte manuella system som kortkataloger att beskyddare tittade upp på platsen för de böcker som de ville ha. Sedan 1990-talet har de flesta bibliotek automatiserat vissa aspekter av sin verksamhet. Trots kostnaden och ansträngningen att installera dessa system är de en överlägsen modell när man beaktar nackdelarna med tidigare metoder.
Sårbarhet för mänskligt fel
Varje system människor arbetar med är sårbart för fel som görs av en distraherad, utmattad eller inkompetent lagmedlem. Automatiserade system kräver fortfarande mänsklig interaktion, men minska antalet beslut eller operationer som en människa måste utföra. Oavsett om du lämnar in en beskyddares reservförfrågan eller spårar ankomsten av nya böcker, gör varje steg som hanteras av en dator hela systemet effektivare eftersom det är mindre benäget för misstag.
Kostnader lägger till över tiden
Installera ett automatiserat system kan kosta $ 20.000 till $ 50.000 per bibliotek för utrustningen ensam. Trots dessa förskottskostnader sparar automation pengar över tiden. Detta besparingar kommer i två former. Många operationer, som en gång drivs, fortsätter utan en medarbetares engagemang - till exempel generering av rapporter om interbibliotekslånförfrågningar eller skicka elektroniska försenade meddelanden. Operationer som fortfarande behöver en människa - till exempel bearbetning av böcker - sker snabbare med stöd av automatisering. I båda fallen kan biblioteket antingen minska personalstyrkan för att minska sin budget eller tillämpa de sparade fonderna på mer kundorienterade uppgifter och program.
Sökningar tar längre tid och är mindre effektiva
Att söka efter en viss bok i en kortkatalog - det mest ikoniska manuella bibliotekssystemet - innebär att man flyttar från ett index till ett annat när du ändrar din sökning från författare till titel. Med ett automatiserat system kan du göra vilken typ av sökning du vill från samma plats med några få klick. Detta sparar tidskunder tid jämfört med den gamla vägen, och behöver mindre hjälp från bibliotekets anställda. Eftersom alla index är virtuella istället för fysiska kan ett automatiserat system ha fler sökkategorier utan att lägga till en annan möbel. Patrons kan söka efter ett större antal nyckelord och begrepp än med en kortkatalog. Automatiserade kataloger kan också sättas online, låta en beskyddare bekräfta att en bok är tillgänglig hemifrån istället för att komma till biblioteket och bli besviken.
Vänster bakom informationsvägen
Biblioteken och informationen digitaliseras snabbt. Alla bibliotek som fortfarande använder ett manuellt operativsystem kan inte ansluta till digitala resurser. Detta gör att information och publikationer delas mycket svårare och tidskrävande än med ett automatiskt system. När det 21: a århundradet fortskrider och fler resurser blir helt digitala, kommer kunder av manuella bibliotek inte att få tillgång till en växande andel information.
Sätta gränser för framtiden
E-böcker, podcaster, bloggar och videoprojekt är alla delar av hur den moderna världen kommunicerar summan av mänsklig kunskap. Bibliotek med manuella system har begränsad tillgång till denna växande arbetsgrupp. Varje kvalitetsautomatiserat system kommer däremot som standard att ge fjärråtkomst och åtkomst till de flesta av dessa resurser.
