E-post och andra elektroniska kommunikationsmedel kan ha tryckt pappersbokstäver i kanten av medvetandet, men det skulle vara vilseledande att föreslå att konsten att skriva skrivande är död. Tvärtom använder företagen brev varje dag för att skicka information, kommunicera viktiga villkor för kunderna och sätta något konkret i mottagarens händer. En halvformell skrivelse är lämplig när du känner mottagaren, men inte som en vän.
Är halvformell rätt format?
Överväga alltid mottagaren när du utarbetar en affärsbrev. En halvformell skrivelse är lämplig när du känner mottagaren eller kommunicerar med honom eller henne regelbundet, till exempel den revisor som ser efter din bokföring eller din huvudleverantörs kontorschef. Om du inte känner personen personligen, välj en formell brevstil. Halvformella brev är mer artiga än informella brev. Tänk på dem som ett kors mellan den typ av officiellt brev du kan skriva till en statlig regulator och den avslappnade stilen av brev du kan skriva till en vän.
Följ Standard Business Letter Format
Semi-formella bokstäver följer standard affärsbrev format; Det är bara det språk du ändrar för att skapa en neutral ton. Välj brevpapper som skrivs ut med ditt företags brevhuvud och skriv mottagarens namn och företagsadress längst upp till vänster på sidan. Så, om du skriver till VD för ett leverantörsföretag, skulle den inre adressen läsa:
Catherine Torrance, VD
Acme Company
123 Acme Street
Bartlesville, Oklahoma 74003
Skriv sedan datumet i månad-dagars format. Det är vanligt att skriva skrivandet för att skriva månaden som ett ord: "28 mars 2018."
Välj en hälsning
Använd mottagarens efternamn följt av ett kolon - "Kära Herr / Ms./Miss/Ms. Efternamn:" För flera adressater, ange namnen på alla mottagare - "Kära fru Tomaker, Mr Bennett och Dr Toulson-Smith: "Skriv inte förnamnet; Det anses vara oförskämd. Om du inte känner till mottagarens namn, gör någon onlineforskning för att upptäcka den. Använd en generell hälsning som "Kära försäljningsdirektör:" endast som en sista utväg. I det här scenariot är det bättre att adressera ditt brev "Kära herre" eller "Kära fru" och använd en formell ton.
Strukturen kroppen för klarhet
Kroppen på ditt brev borde få en artig och neutral tone. Använd vardagliga ord istället för formella ord, till exempel "också" istället för "vidare" och "men" istället för "dock". Kontraktioner som "Jag," "Inte" och "Kommer inte" är okej i ett halvformellt brev så länge de passar ditt företags husstil. Öppna genom att beskriva anledningen till att du skriver och gör dina återstående punkter över två till fyra stycken på ett logiskt sätt, en idé per stycke. Respektera mottagarens tid och behåll brevet så kort och till-punkt som möjligt.
Skriv en gratis stängning
Du har olika alternativ för avrundning av ett halvformellt brev, så välj en artig men hjärtlig stängning från listan nedan:
- Respektivt din,
- Kära verkligen,
- Med vänlig hälsning,
- Vänliga hälsningar,
- hjärt~~POS=TRUNC,
- Med vänliga hälsningar,
Avsluta genom att skriva ditt namn och din titel, skriv ut brevet och skriv ditt namn i mellanslag mellan stängningen och ditt typnamn.
Exempel på en halvformell skrivelse
Att sätta allt ihop, här är ett exempel på en kort halvformell skrivelse:
Kära Ms. Mears:
Jag skriver för att formellt bjuda in dig att vara gästhögtalare och workshop facilitator vid den kommande 2019 Industrial Sales Conference.
Temat för denna konferens är "Försäljning: Riding the Technology Wave." Det kommer att hållas vid Ernest N. Morial Convention Center i New Orleans från 3 till 5 oktober 2019.
För din information kommer Katerina Houlden av Intelligent Sales att vara den inledande keynote-högtalaren. Temat för hennes presentation är "Mastering Sales Big Data." Om du loggar in på vår konferensportal på www.indsalescon.net kan du se det aktuella utkastet och de specifika teman som tal och workshops kommer att täcka preliminärt.
Vi förväntar oss att närvaro är högst någonsin i år, i området 4000 delegater och 80 talare. Jag skulle vara glad och hedrad om du skulle bidra till denna prestigefyllda händelse.
Jag skulle uppskatta det om du kunde vänligen svara den 30 maj. Därifrån kan jag ge dig ytterligare information du kanske behöver.
Med vänliga hälsningar,
okänd kvinna
