Att skriva en formell skrivelse är skrämmande. Att skriva en formell skrivelse till din chef kan känna sig utomordentlig skrämmande. Oavsett om det är att begära avbrott eller uppmana din avgång, är det en bra skicklighet att lära dig när du går ut i arbetsvärlden. Att hålla en mall i åtanke hjälper dig mycket på vägen.
Tänk om din avsikt
Vad är ditt fokus här? Vad vill du att ditt slutresultat ska vara? Att vara tydlig med dig själv inte bara vad du vill säga, men varför du behöver säga att det hjälper när du skriver till din chef. Det är viktigt att vara ärlig om vad du vill förmedla.
Din Kontaktinformation
I övre högra hörnet ska du placera all din kontaktinformation. Det ska se ut som följande:
- namn
- Företags Adress.
- Din direkta telefonlinje.
- E-postadress.
Detta gör det mycket tydligt vem du är och vem din direkta handledare är eller ditt lag.
Din chefs kontaktuppgifter
Direkt från din kontaktinformation, placera din chefs kontaktinformation i samma format som ovan, enligt följande:
- namn
- Företags Adress.
- Hans direkta telefonlinje.
- E-postadress.
Skriv bokstaven
En rad under kontaktinformationen, skriv brevet. Det borde vara daterat den dag du vill lämna den till din chef, inte den dag du började skriva ditt brev. Detta möjliggör också en tidsram för ett svar.
Öppna med en hälsning
Direkt under dagen, lägg hälsningen, "Kära Herr / Ms./Dr. chefs namn med ett komma direkt efter. Skriv exakt hur din chef föredrar att ta itu med.
Första paragrafen
Börja med att summera vem du är. Om ditt företag är stort eller litet, identifierar du själv det rätta sättet att göra det. Din jobbtitel, din exakta avdelning och hur länge du har varit med företaget. Det här är också där du vill tydligt ange syftet med att skriva detta brev till din chef, till exempel, "Jag skriver detta brev för att begära sjukvård som börjar sex veckor från och med den 15 maj till och med den 5 juni."
Andra stycket
Här är där du krossar det uttalande du gjorde i ovanstående stycke. Fortsatt med exemplet om att behöva medicinsk ledighet kan du skriva något som "Min orsak till sjukvården är att ha en medicinsk mandatoperation. Jag har fem veckor betald ledighet tillgänglig. Kan jag ta min betalade ledighet i sin helhet och en vecka med obetald tid? "Det är viktigt att använda rätt ton i ditt brev. Du vill aldrig komma över som krävande, men ifrågasätta och informativ. I slutändan vill du att din chef ska känna att du respekterar sin ställning och befogenhet att bestämma vad som är tillåtet. Det är också viktigt att lägga till att du är öppen för att tala om frågan personligen, eller på något sätt är det enklast för dem att kontakta dig.
Tredje stycket
Kortfattat tacka din chef för din tid när du läser ditt brev.
Stäng med din signatur
Sign-off med en artig och professionell stängning. "Med vänliga hälsningar" och "Med vänliga hälsningar" följt av ett komma är båda bra, standardval. Lämna ett stort utrymme och skriv ditt namn så när det skrivs ut kan du skriva brevet i det utrymmet.
Oavsett syftet med din formella brev till din chef, se till att skriva det i god tid om det är tidskänsligt. Oavsett om du lämnar ditt företag tillfälligt eller uppmanar din avgång, är snabb och artig viktigast.
