Att skriva en formell skrivelse till en styrelse kan vara en skrämmande process. Det här är din chans att få dina tankar att höras av de ansvariga, så det är viktigt att följa den formella processen. Men det är ingen mening att få formateringen korrekt om innehållet saknas eller brevet har grammatiska fel.
Innan du börjar skriva brev till en styrelse
I motsvarighet till styrelsen vet du vad du vill säga. Vad är din motivation? Vad vill du uppnå? Ett klagomål behöver en helt annan takt från exempelvis ett brev som söker finansiering för ett projekt.
Ta dig tid att göra några anteckningar. Notera vad du ska säga och varför det är viktigt för dig. Det senare kanske inte gör det i brevet, men det kan hjälpa dig att hålla dig fokuserad och sorterad. Finns det någon dokumentation som du behöver referera till, bevis eller statistik som du vill dela? Få dem redo och notera varför de är relevanta.
Utarbetande av bokstaven
Först organisera dina anteckningar. Vad är den största punkten i förhållande till varför du skriver? Vilka delar stödjer den punkten? Sätt dem i ordning. Detta är i huvudsak din disposition, så nu är du bra att gå.
Många människor kämpar med att starta ett brev och tänker att de måste vara kvicka från get-go, men att vara tydlig är viktigare. Säg allt du behöver säga, förbättra och dra åt det när du redigerar. För att börja, adressera det "Kära ordförande Smith och styrelseledamöter" och öppna sedan med "Jag skriver till …", och sedan citera din övergripande anledning till skrivning.
Följ din öppning med den huvudsakliga stödpunkten och skriv ett par korta avsnitt som innehåller alla de problem du har noterat tidigare.
Kom ihåg att det här är affärer och dessa människor har mycket på sin tallrik. Var inte blommig eller doting eller långvarig. Komma till den punkten, vara artig om det och respektera med respekt.
Betydelsen av att redigera
I själva verket är det inte mycket annorlunda att skriva ett styrelse än att skriva ett formellt företagsbrev, förutom att det är en grupp människor och det kan ha mer ridning på det, beroende på varför du skriver.
De flesta människor överbelastar att skriva, när den viktigaste delen verkligen redigerar. Ta alltid en paus efter att ha skrivit något, så huvudet rensar och du kommer tillbaka med färska ögon.
Ta minst tre redigeringskort. Leta efter grammatikfel, onödiga ord och en alltför avslappnad ton. Människor misstas ofta att vara koncisa med att vara oförskämd, men att skriva kortfattat är starkt och till den punkten, båda kvaliteter som spelar bra i företagskorrespondens.
Ändå vara respektfull och lite avskräcklig, men gnugga inte eller lägg något på för tjockt.
Känn ditt syfte
Som nämnts är det viktigt att veta varför du skriver. Det är möjligt att de tre vanligaste bokstäverna du måste skriva är att begära något, att avgå eller att acceptera en möjlighet.
avgå: När du avgår från ett företag, projekt eller till och med styrelsen själv, säg att du är tacksam så hade du möjlighet. Förklara, i helst en mening, varför du avgår - av personliga skäl att utforska en ny möjlighet, eftersom du längtar efter en förändring - utan att dela med dig av detaljer. Håll det kort och professionellt. Om du kan, erbjuda att vara tillgänglig om det behövs i framtiden.
acceptera: Detta kan vara ett enda stycke följt av ett tacksamhetsförklaring. Säg att du är stolt över att acceptera möjligheten, du ser fram emot att bidra och du är tacksam för styrelsens tro. Stanna inte på projekt eller avsikter; det är vad kontrakten gäller för.
Begärande: Ange genast vad du begär. Förklara varför. Om du har bevis för varför begäran är giltig, dokumentera det här kortfattat. Undvik löften om prestanda eller resultat, eftersom dessa endast ska anges i ett kontrakt eller ett projektschema där du har förhandlingsförmåga. Tack för deras övervägande och erbjuda att vara tillgängliga om de har frågor eller behöver förtydligas.
