Att upprätthålla en riktig affärs etikett är viktig för sekreterare som ofta är första intrycket av verksamheten eller en verkställande som en kund eller kund har. Att öva några gemensamma regler för affärsetikett kan hjälpa en sekreterare att skapa det mest positiva intrycket av hennes chef och företag.
Uppförande
Professionellt beteende är absolut nödvändigt när du är på jobbet eller när du representerar din chef eller företag på funktioner. Mycket ofta klienter eller andra yrkesverksamma kommer att jämföra en verkställandes nivå av professionalism med sin sekreterare om verkställande inte är närvarande. Alltid svara på telefonen med hjälp av en artig, företagsanpassad hälsning. Hälsa besökare med ett leende och vara artig. Bli inte emotionell eller lätt ilsket. Håll alltid en artig respektfull upplevelse.
Klänning
Många företag har en klädkod för företagskläder som är strikt tillämpad. Även om ditt företag inte tillhandahåller en sådan klädkod, ska du alltid vara ren och väl sammanställd. Använd inte täta eller avslöjande kläder. Se till att alla kostymer och skjortor är rena och ordentligt strykade. Använd inte korta kjolar. Dina skor ska passa i arbetsmiljön - inga sneakers eller flip-flops - och vara bekväm att arbeta i. Om du arbetar i en industriell miljö, kan du behöva bära plana, slutna-toe skor.
Formell adress
En sekreterare bör alltid formellt adressera överordnade. Detta visar respekt för dina handledare och hjälper till att upprätthålla en professionell arbetsmiljö. Avstå från att använda din chefs förnamn när du är i ett offentligt utrymme eller en mötesmiljö. Använd alltid "Mr." eller "Ms" när man adresserar andra företagsledare. Om din chef begär en mer avslappnad adress, till exempel att använda sitt förnamn eller ett smeknamn, använd den bara i en mer privat eller informell miljö, t.ex. i hans personliga kontor utan några andra överordnade närvarande.
Organisation
En av de viktigaste funktionerna hos en sekreterare är att upprätthålla organisationen. För företagets etikettändamål, behåll en ren, organiserad arbetsyta. Undvik att skapa skräp på ditt skrivbord eller i ditt arbetsområde. Om du arbetar i ett område där kunder eller andra chefer kan bli ombedda att vänta på ett möte, se till att området också är organiserat. Lämna inte personliga föremål eller tidskrifter utspridda över hela arbetsområdet. Håll alla konfidentiella filer och personliga saker utom synhåll för besökare.
