När din verksamhet uppmanas att svara på en förfrågan på förslag, uppmanar en potentiell kund dig att lämna ett formellt svar som anger hur du kommer att uppfylla ett kontrakt. Medan potentiella budgivare ofta inte är skyldiga att officiellt avvisa sådana inbjudningar, bör du alltid kommunicera dina avsikter skriftligen såväl som genom inofficiella kanaler.
Att bjuda eller inte bjuda på
Innan ett företag beslutar att avslå en RFP, är en intern granskning av RFP ett försiktigt steg. Praktiska interna skäl till att minska är projektpriser, schemaläggning och bristande kompetens avseende de begärda tjänsterna eller produkterna. Däremot bör ditt företags externa skäl till minskning anges diplomatiskt - möjligheten till ett framtida affärsförhållande får aldrig förbises.
Lämpliga officiella och inofficiella svar
Varje RFP-process kan ha unika krav på hur man officiellt avvisar ett förslagsinlämnande. Till exempel innehåller vissa RFP: er ett specifikt "nej bud" -datum - i sådana fall bör du göra allt för att förmedla din avsikt att avslå deltagande i förslagsprocessen senast den dag som föreskrivs i RFP. Detta är ett särskilt viktigt steg att hantera ordentligt om du ursprungligen bad om att ditt företag ska ingå i RFP-processen.
RFP ska innehålla en förteckning över personer som du ska kontakta om att minska en RFP, och du bör meddela ett eller flera av dessa personer via post. Informella kommunikationsmetoder som telefon och e-post är också tillrådliga. För att öka framtida affärsmöjligheter, bör du försöka säga nej graciöst - ibland kallad "nej" till uppgiften medan du säger "ja" till personen. Detta är ett smart sätt att ta när du minskar en RFP.
