Företag kontrakt med externa företag för att regelbundet tillhandahålla olika underhållsuppgifter. Dessa externa företag inkluderar städning, växtvård och skräpavfall. Dessa aktiviteter faller utanför verksamheten. Att förhandla om detta ansvar gör det möjligt för företaget att fokusera på sin affärsverksamhet.
Initial inköp
Företagen ingår förbetalda underhållskontrakt i flera månader i taget. Företaget betalar hela kontraktsbeloppet och underhållsföretaget lovar att tillhandahålla tjänsten under kontraktets löptid. När företaget går in i kontraktet registrerar företaget kontraktet som en förbetald tillgång i bokföringen. Revisorn registrerar detta genom att debitera "Prepaid Maintenance Contract" och kreditera "Cash" för det belopp som betalats för kontraktet.
Periodisk justering
Vid slutet av varje period löper en del av kontraktet ut. Under perioden tillhandahåller entreprenören underhållstjänster till verksamheten. Eftersom hela betalningen redan gjordes krävs inga ytterligare betalningar. Emellertid måste kontraktsperiodens löptid registreras. Revisorn bestämmer beloppet för kontraktet som löpte ut genom att ha full betalning för kontraktet och delat upp det med de antal perioder som omfattas av kontraktet. Revisorn debiterar "Underhållskostnad" och krediter "Förbetalt underhållskontrakt" för dollarns belopp av kontraktets löptid.
Balansrapportering
Förbetalda underhållskontrakt är aktuella tillgångskonton. En aktuell tillgång kommer att användas inom ett år. Ett förbetalt underhållsavtal sträcker sig sällan utöver ett år och kvalificeras som en aktuell tillgång. I balansräkningen delas tillgångar i omsättningstillgångar och icke-löpande tillgångar. I balansräkningen anges nuvarande tillgångar först.
Resultaträkning Rapportering
Resultaträkningen kommunicerar lönsamheten för bolaget genom att subtrahera kostnader från intäkter för att bestämma nettoresultatet. Revisorn inkluderar alla driftskostnader. Den utgående delen av underhållsavtalet eller "underhållskostnaden" redovisas i resultaträkningen för att komma fram till bolagets nettoresultat.
