Varje val som görs när man driver ett företag kan påverka bottenlinjen, men ibland förändras tvingas företag, och beslut blir att försöka göra det mesta av en dålig situation. I dessa fall undersöker den pragmatiska företagaren att se vilka konsekvenser som kan uppstå och hur olika reaktioner kan förändra resultatet. För att göra detta använder de konsekvensanalys.
Vad är konsekvensanalys?
Konsekvensanalys är det proverbiala "titta innan du hoppar", "vad om" som stannar en dumdristig rörelse som kan komma från knäjaktens reaktioner på förändring.
Om någon aspekt av ditt företag störs, vad är konsekvenserna? Hur påverkar det ditt lag, din budget, din vinst, dina förluster och din framtid? En konsekvensanalys är ett formellt sätt att samla in data och antaganden till stöd för fördelarna och nackdelarna i alla förändringar eller störningar i ditt företag. Bra konsekvensanalys hjälper dig att identifiera återhämtningsstrategier, förebyggande metoder eller medel för att mildra effekterna för verksamheten.
Störningar kan komma i många former - från översvämningen efter en orkan till något enklare, som en pålitlig leverantörs stängningsaffär. Oavsett om störningen är stor eller liten, har allt en inverkan. Men traditionellt har konsekvensanalyser ansetts vara "kontinuitetskontroll", ett måste-steg i katastrofåterhämtning, där mer betydande effekter upplevs.
Varför behöver du göra en konsekvensbedömning
Effektanalys är vanligtvis fullbordad när det finns en negativ inverkan eller svårigheter som måste konfronteras och lösningar som finns, ofta i händelse av katastrof eller andra plötsliga och oförutsedda effekter. Att återhämta sig från sådana problem kan ofta uppnås på flera sätt, men om den fulla omfattningen av konsekvenserna inte är känd kan det inte finnas en bra grund för att fatta beslut. Analysen är avsedd att ändra oddsen genom att ge en bättre övergripande förståelse innan man vidtar åtgärder.
Ofta är oförutsedd förändring tvingad på ett företag, vilket innebär att det inte har förberetts för det. Kanske borgerliga lagar förändras när det gäller öppettider eller trafikzonering. Kanske behövs en platsändring efter en oväntad, dramatisk leasingförhöjning eller en massiv VVS-katastrof utvecklas. Kanske har försörjningskedjan blivit störd.
I alla dessa fall kan konsekvensanalyser hjälpa ledningen att förstå de sanna kostnaderna för situationen de befinner sig i och hur man kan gå vidare.
Det är fantastiskt att konsekvensanalys hjälper i dessa situationer, men det är ett användbart verktyg som inte bör förvandlas till att endast användas i nödsituationer. När någon större förändring står före ett företag kan konsekvensanalysen ge upphov till tydlighet innan du fattar effektiva beslut.
I slutändan, varför du behöver konsekvensbedömningar, kommer ner till verkligheten att effekterna sällan känns bara i botten. De påverkar varumärke, förtroende, lojalitet, rykte och andra aspekter som inte är svartvita, vilket kan få långvariga konsekvenser.
Vad ska man se ut i en konsekvensanalys
Konsekvensbedömning skulle bli enklare om det handlade om pengar, men det finns mycket rida på förändring och katastrofåterställning med ditt företag.
Även om en analys av affärsinverkan bör vara något omfattande är det viktigt att inte gå överbord och skapa en mängd bedömningskategorier. För mycket data spridning för tunt kan muddy vattnet.
I stället tar du en översikt som skiljer inverkan mellan "kvantitativa" och "kvalitativa" effekter. Kvantitativ är något som påverkar vinst och förlust från ett pengar in / pengar ut perspektiv. Således skulle detta innebära förlust av intäkter, ökning av driftskostnader och eventuella påföljder, böter eller påföljder som följd av konsekvenserna. Kvalitativ bedömning handlar mer om resten av det - hur det påverkar kunden, hur det förändrar känslan för varumärket, eventuell skada eller kredit för företagets rykte och även om fakturor kan betalas snabbt för att upprätthålla god ställning med leverantörerna.
Det kommer att finnas uppenbara kategorier som nästan alla konsekvensbedömningar bör inkludera, som rörelsekostnader ökar, intäktstab och varumärkes- eller rykteskador. Men andra områden som studeras bör spegla företagets kärnuppdrag.
Antag exempelvis att det är ett läkarkontor som har lidit en översvämning. Kanske kan kontoret vara öppet trots skadan, men om det kommer att orsaka partikelförorening i luften eller kompromissa värme eller komfort i väntområdet är det viktigt att överväga säkerheten för patienterna. Det påverkar också. Men att stänga för länge och fördröja tjänster kan vara farligt för vissa kunder - men den här faktorn skulle förändras under sommarmånaderna när många patienter är på semester jämfört med november när alla är tillbaka på jobbet och skolan som influensasäsongen rasar.
Effektanalysparametrar varierar mycket beroende på vilken typ av verksamhet som är inblandad, så det är viktigt att du förstår vilka externa faktorer som kan och påverkar hur ditt specifika företag trivs eller misslyckas. Genom att veta detta väljer du tre eller fyra kategorier för varje kvantitativ och kvalitativ konsekvensbedömning och gör detaljerade anteckningar i enlighet med detta. Se till att du använder aktuella eller senaste data och samarbetar med andra chefer eller personal för deras observationer eller insikt, eftersom deras inmatning kan vara värdefull för din strategisering.
Tre huvudsakliga konsekvenskategorier
Om du har en affärsmässig inverkan kommer det sannolikt att vara från en av tre kategorier:
- En är en förlust som påverkar en byggnad eller butik, som kan orsakas av brand, katastrof, vattenskador och andra situationer som orsakar skador som är tillräckliga för störningar i verksamheten.
- Två är data- och teknikstörningar där du har tappat bort datorsystem, eller du har haft stora störningar i tekniken eller maskinen som hjälper dig att göra din dagliga verksamhet.
- Tre är en förlust av personal och andra resurser som kan orsakas av att säga utbredd sjukdom eller effekten av en transitstrejk som pågår.
Utför konsekvensbedömningar
Ibland är konsekvensbedömning efter katastrof som att lära sig att simma efter att ha blivit av en båt - det är inte idealiskt.
Löpande konsekvensbedömningar innan katastrofer händer är typ av som säker körning, där du alltid ska vara medveten om vad föraren två bilar framför dig gör, inte bara den som står framför dig. Det förbereder dig, så du är redo att agera om saker händer.
Att förstå saker som kostnad och inverkan på eventuella störningar, som översvämningar och försörjningskedjans omvälvning, gör det möjligt att skapa beredskapsplaner så att du kan flyga till handling istället för att räkna ut var du står. För större företag kan förebyggande konsekvensanalys rädda dagen om sakerna går sidled nerför vägen. Instanser som översvämningar, isstormer och leverantörsproblem kan alla planeras i förväg, och konsekvensanalys kan hjälpa till.
Ofta händer konsekvenser med viss varning. Kanske har en leverantör glömt att de kanske inte kan ge dig ett visst märke av produkt eller en tjänst som du har blivit beroende av. Genom att bedriva en företagsbedömningsbedömning kan du kanske se vilka åtgärder som är idealiska om den här förändringen kommer att ske. Kanske förstår du att du inte kan acceptera nämnda förändring, så du kan få en ny leverantör och eventuellt förhandla med dem. Kanske lär du dig att din betrodda leverantör hittar ett alternativ, så du kan bedöma om det här kommer att fungera för dig och dina kunder.
Navigering av konsekvensbedömningar
Påverkan är hot mot ditt företag och att ha hotplaner är en del av att vara en smart affärsägare. Men vad händer om det är vad de kallar "svarta svanhändelsen" - något du inte kan förutse, vilket är helt oförutsägbart och oväntat? Hur plockar du upp bitarna och förstår vad som verkligen står på spel?
Utöver svarta svanhändelser är de andra alternativen att du står inför en kris som både är känd och förberedd för, eller det är något som är känt men oförberedt för.
Oavsett fall måste du flyga till handling. Du behöver stabila människor vid roret så att du kan räkna ut vad du ska göra nästa.
Alla dessa situationer innebär att tiden är kritisk, och åtgärder behövs för att innehålla inkomstförluster och förhindra att affärsavbrott blir längre än vad som behövs. Genom att ha system på plats för att säkerhetskopiera data på plats för att behålla tillgången till saker som leverantörer, personal och andra kontakter som du behöver vid återhämtning kan du komma igång betydligt snabbare.
I svåra situationer vet vissa experter det här för att leva. Att kontakta ett företagskrishanteringsföretag kan hjälpa dig att komma igenom den initiala chocken och formulera en snabbare handlingsplan för att göra triage. Det kan vara dyrt, men du måste väga det mot de extra kostnaderna som kan drabbas om du lämnar försök att ta reda på var du ska börja på egen hand.
Konsekvensanalys: En fallstudie
Här är ett exempel på en icke-framväxande situation som drar nytta av att göra en konsekvensanalys innan den reagerar på dåliga nyheter.
Tänk dig att du kör en kafé på ett upptagen hörn. Nyheten är att regionala transiteringsmyndigheter har godkänt en ny busslinje som går parallellt med din affärsfront. Ovanstående byggplan anger att arbetet kan vara igång i varierande grad i två år. Det betyder att det kommer att finnas en metallbarriär på båda sidor av gatan under mycket av den tiden och blockerar gränstrafik i över en mil. Här och där kommer fotgängare att kunna korsa, men inte bilar; men även fotgängare kommer att kämpa. Hela området förväntas leda till förlust av affärer, och många av dina medarbetare tänker flytta sig.
Så dilemma är, stannar du eller går du? Om du stannar, om två år kommer du att ha ett förstklassigt butiksfront med sannolikt mer affärer än vad du någonsin haft tidigare, eftersom det kommer att vara ett transitcentrum. Stoppet kommer att vara där, och en ny destination stormarknad kommer att ha avslutat byggandet tvärs över gatan. Men under tiden kommer du att möta en dramatisk förlust i affärer. Inga fler drivande människor stoppar för kaffe och väldigt få människor från bortom barriären. I vilken utsträckning kommer ditt företag att drabbas?
Å andra sidan skulle flytta vara dyrt. Du behöver göra en platsanalys, få tillstånd och till och med nya visitkort och brevpapper. Du skulle förlora långsiktiga kundkretsar som litar på dig av bekvämlighet eller vana. Du skulle behöva marknadsföra i ett nytt grannskap. Det skulle vara byggkostnader. Å andra sidan, att stanna där du är skulle innebära att du behåller de vanliga lokalbefolkningen - dina kärnmästare - och sannolikt får beskydd från de som arbetar på busslinjen. När arbetet eskalerar, och näringslivet saktar på sommaren, kan du renovera butiken, eftersom affärer i alla fall skulle vara förlust, och om två år skulle du ha ett nytt utseende just i tid för nya kunder.
Här ger en konsekvensanalys en klar uppfattning om vad du förlorar jämfört med vad du får från båda scenarierna. Kanske bestämmer du att vinsterna från att flytta inte uppväger kostnaderna för att göra det och att vistas ger mest mening. Nu kan du bilda en strategi. Förhandla med hyresvärden om en hyreskatt för att inte lämna under byggandet, plus cement en hel del på ett långsiktigt leasingavtal för postbussens livslängd. Kanske minska timmar, minska personal och anpassa budgeten. Med en mindre hektisk butik skulle det vara den perfekta tiden att göra mer samhällsuppdrag eller starta den öppna mikrofonen som du alltid har tänkt på, så att du kan plantera fröet för mer varierande när konstruktionen slutar.
Konsekvensanalys är smart hantering
Trots att konsekvensanalysen ursprungligen kan föras av katastrofåtervinning är verkligheten att den också kan användas för att förhindra katastrofala beslut. Kommer förändringar du åtar dig att leda till endast minsta vinster när du kostar pengar att genomföra? Kommer ditt varumärke och rykte att lida, motverka eventuella ekonomiska besparingar som förändringar kan ha?
Genom att ta tillfället i akt att noggrant överväga konsekvenser och utbetalningar från att göra förändringar i ditt företag eller använda analys för att mildra oönskade effekter, kan du upptäcka oväntade fördelar - eller undvika att sammanfoga en redan olycklig situation. Hur som helst är konsekvensanalys bara ett annat smart vapen i arsenalen hos någon väl förberedd företagare eller chef.
