Företag använder ofta ett datoriserat bokföringssystem för att bearbeta och underhålla bokföringstransaktioner och register. Systemet absorberar och lagrar dessa data genom att använda moduler som kundfordringar, kundfordringar, försöksbalans och löneavgift. Ett datoriserat bokföringssystem är antingen särskilt utformat för ett visst företag eller det är köpt från en tredje part (t ex Timberline eller MAS 200). Ett datoriserat bokföringssystem är ett värdefullt verktyg för många företag.
Fart
Systemet bearbetar data snabbt. När informationen är inskriven i den relaterade modulen, såsom lön eller betalningsavgift, bearbetar systemet och lagrar det direkt.
Automatisk generering
De flesta datoriserade bokföringssystem har funktioner som orderingång och generering av tillhörande fakturor. Arbetsgivaren kan skapa konton för sina kunder, lagra sina namn, adresser, order och fakturor så länge som nödvändigt. Ett datoriserat system gör det också möjligt för arbetsgivaren att göra och skriva ut kontoutdrag. Vidare har många bokföringssystem en lönefunktion som möjliggör fullständig lönebehandling, inklusive generering och utskrift av kontroller och rapporter.
aktualitet
Arbetsgivaren kan skriva ut och skriva ut kundorder, fakturor och alla andra bokföringstransaktioner efter behov. Han kan också enkelt hitta anställdas löneuppgifter såsom aktuell adress och lönebelopp utan att behöva söka igenom arkivskåp för att hitta personalfiler.
Utrotar manuell bearbetning
Ett datoriserat bokföringssystem eliminerar manuell bearbetning. Det sistnämnda innebär bearbetning och registrering av företagets intäkter, kostnader, vinster, förluster och försoning för hand, vilket skapar mycket utrymme för fel. Lönekostnader och affärsskattransaktioner registreras också manuellt. Med ett datoriserat bokföringssystem har arbetsgivaren en mjukare rekordhanterings- och balanseringsprocess.
Personalmotivation
Ett datoriserat redovisningssystem kräver ofta att personalen genomgår utbildning för att lära sig nya färdigheter, vilket gör att de känner sig motiverade. Arbetsgivaren kan dessutom lägga ut utbildning till en representant från mjukvaruföretaget, vilket skapar mindre påtryck på personal för att administrera själva träningen.
Förenklar revisionerna
Om federala eller statliga myndigheter beslutar att granska företaget, förenklar ett datoriserat bokföringssystem processen. Normalt, innan revisionen äger rum, meddelar revisorn arbetsgivaren per post om de specifika dokument som krävs för revisionen. Beroende på revisionens art kan dokumenten innehålla skattedeklarationer, löneförteckningsregister och kontoplan.
Ett datoriserat redovisningssystem kan lagra många års information. Om revisionen kräver det, kan arbetsgivaren få tillgång till information från många år tillbaka. Om revisoren under revisionen spontant begär ett bokföringsdokument kan arbetsgivaren snabbt hämta det från systemet istället för att rymma genom förvaringslåda för att lokalisera exemplar.
Minskar Embezzlement
En datoriserad bokföringsprogramvara gör det svårt för anställda att stjäla pengar från företaget. Om en lönearbetare exempelvis försöker betala sig mer än det tillåtna beloppet, kommer hennes stöld sannolikt att upptäckas eftersom redovisningssystemet lagrar alla sparade transaktioner.
