Volontärer är livet blod av en ideell organisation. Många ideella organisationer har inte tillräckligt med personal för att driva en organisation effektivt så att volontärer fyller klyftan. Organisationer som utvecklar och lyfter fram politiken och förfarandena för deras frivilliga program och som definierar de frivilliga rollernas roller och ansvar skördar de fördelar som följer med ett första klassens volontärprogram.
Skriv en introduktion. Inkludera byråns namn, uppdragsdeklarationen och kärnvärdena, en lista över anställda och en lista över styrelseledamöter. Volontärer hjälper inte bara till projekt utan är också ambassadörer för din organisation. De måste veta hur byrån fungerar och de personer som representerar byrån i en administrativ kapacitet. Inkludera även information om vilken byrån tjänar, vad den gör för att hjälpa och de program som den stöder.
introducera byrået till volontärerna i första hand i handboken och välkomna dem. Även om volontärer inte är betalda personal måste de behandlas med respekt från dag ett. Var noga med att känna igen deras värde som centralt för organisationens uppdrag. Skriv två korta meningar för att tacka frivilliga i förväg för deras tjänst till byrån och att låta dem veta hur centralt de är för uppdraget.
Skapa handboken i formatet 8 1/2-tum-11 tum, eller helst 6 tum-i-9-tum, så det är lätt att bära och frivilliga kan hålla den praktisk som referens. Handboken kan också sättas i ett tre-ringsbindemedel så att uppdateringar enkelt kan läggas till. Ställ in policyer och procedurer i steg för steg med ett enkelt, tydligt språk. Använd inte $ 10-ord för att göra poäng. Volontärer kommer från alla pedagogiska bakgrunder och språket i din handbok ska vara på utbildningsnivå som alla kan förstå.
Skapa jobbbeskrivningar för volontärpositionerna. Beskriv rollerna och ansvarsområdena så att frivilliga kan välja den position som bäst passar deras intressen. Jobbeskrivningar hjälper din byrå att matcha volontärer till ett lämpligt frivilligt tillfälle. Människor volontär av olika skäl, och de har olika färdigheter. En bra beskrivning kommer att ge volontärer möjlighet att välja rätt möjlighet för dem och för din organisation. Lägg till provkopior av inloggningsblanketter, registreringsblanketter, etc. Agenturer har databasspårning för volontärtimmar: tidskrifter hjälper till att göra spårningstider enklare.
Beskriv vilka typer av inledande och kompletterande utbildning som är tillgänglig för volontären. Lista orienteringsdatum och hur de kan uppdatera sina färdigheter eller lära sig nya. Utveckla en kalender med datum för träning och orientering. Informera volontärer om de behöver skriva under ett konfidentialitetsdeklaration. Om de gör det, granska uttalandet med dem, svara på eventuella frågor och förklara orsaken till uttalandet. Under frivilliga riktlinjer, granska frivillig handbok noggrant och ge tid till frivilliga ställ frågor. (Det är alltid trevligt att ha enkla förfriskningar vid de frivilliga riktlinjerna.)
Beskriv processen för screening av volontärer. Låt dem veta om de behöver en bakgrundskontroll, om den frivilliga positionen de väljer har speciella licenser, risker, medicinska uppsägningar, TB-test, märken och så vidare. Om de förväntar sig att köra för byrået, förklara vilken typ av försäkring de måste ha, eller någon ytterligare försäkring som de skulle behöva arbeta som volontär för din byrå.Förklara eventuella ansvarsfrågor och ha undantag för att underteckna om du har högriskfrivilliga positioner. Volontärer måste känna till riskerna med vissa volontärmöjligheter. Se till att inkludera avståendeformulären och under orientering, förklara motiveringen för dem och ge volontärer möjlighet att underteckna dessa formulär. Denna process kommer att skydda byrån i händelse av en olycka.
Förklara hur volontärer kvalificerar sig till utmärkelser. Om byrån har ett erkännandeprogram, redogör när det hålls, hur byrån känner igen volontärer, om det är en galahändelse, lunch eller särskild prisutdelning och evenemangsklänken. Om frivilligt erkännande är ett speciellt tillfälle för volontärer, beskriv det så att de förstår att byråns personal blir "volontärerna" för den här händelsen, och volontärerna blir gästerna.
