Från tid till annan kan arbetstagarna uppdatera sina minnen om hur man utför vissa uppgifter. På samma sätt vill nya anställda till en organisation vilja lära sig repen så fort som möjligt utan att behöva fortsätta att avbryta handledare eller medarbetare med otaliga frågor. En handbok för kontorshandboken åstadkommer båda dessa mål samtidigt som man tillhandahåller skriftliga protokoll och prestationsförväntningar som senare kan hänvisas till i anställdas bedömningar och dokumentation för disciplinära åtgärder.
Identifiera syftet och omfattningen av kontorsmanualen du vill utveckla. Innehållet i kontorshandböckerna faller vanligtvis i två kategorier: (1) hur man interagerar med människor och (2) hur man utför specifika uppgifter, inklusive drift av utrustning som är nödvändig för att skapa, hantera och leverera varor och tjänster. Kontorshandböcker innehåller också ofta organisationsscheman, resurskataloger och provformulär. Komplexiteten i en kontorsmanual är baserad på vem målmedlemmarna kommer att vara. Om till exempel innehållet relaterar till kundrelationer och hur man behandlar klagomål, skulle det inte vara meningsfullt att inkludera kapitel om hur en gaffeltruck arbetar eller hur man hanterar farliga material.
Bestäm det formatformat som bäst passar ditt företags behov. Medan kontorshandböcker typiskt betraktas som riktlinjer som skrivs ut på papper och placeras i tre-ringsbindemedel med flikar för ämnesdelare har tekniken öppnat dörren till mer spännande - såväl som mer ekonomiska - metoder för att leverera information. Tänk om exempelvis en handbok för online-förfaranden skulle göra det enklare och snabbare för anställda att få tillgång till information genom att skriva in nyckelord. Ett elektroniskt format kan också underlätta processen att uppdatera och revidera innehåll samt integrera ljudinnehåll och videodemonstrationer för att förbättra lärandet.
Gör en lista över alla kapitelämnen du vill ha din manual för att adressera. Om du till exempel bestämmer dig för att skriva riktlinjer för hur du använder olika delar av kontorsutrustning, skulle du identifiera enskilda sektioner för datorer, faxmaskiner, telefonsystem, mikrofiche, kopiatorer, inspelningssystem, portmätare och sorteringsenheter. Bestäm om du ska skriva hela innehållet själv eller tilldela det första utkastet till varje avsnitt till individer som är välkända i ämnet.
Organisera processsteg från de enklaste koncepten till de som är mer komplicerade. Överväga huruvida införandet av fotografier, ritningar, tabeller eller annan grafik kommer att komplettera användarens förståelse av materialet. Ge en ordlista med akronymer och uppgiftsspecifik terminologi. När det är praktiskt, ge exempel på hur man fyller i rekvisitionsorder, reseanspråk, semesterförfrågningar, tidskrifter, kundintäkter och andra former som används av företaget.
Upprätta en tidsram för att slutföra varje avsnitt i den nya handboken. Planera om nödvändigt ett block av tid varje dag för att undersöka, skriva, granska och samla innehåll.
Har innehållet granskats av HR-personal och juridisk personal före spridningen för att säkerställa att dess språk är tydligt, klokt och förenligt med statliga och federala mandat och förordningar. Ge varje mottagare av handboken ett avskrivningsblad som anger deras överenskommelse att läsa materialet och att följa sina direktiv.
tips
-
En kontorsmanual ska alltid betraktas som ett pågående arbete och därmed granskas löpande för att säkerställa att innehållet är en korrekt återspegling av de förfaranden som följs och den utrustning som används för att utföra dessa uppgifter.
