Vem som helst kan uppskatta synen på en upptagen högkvalitativ chef som sitter bakom ett stort skrivbord utan så mycket som en bit papper - än mindre en dammsuga - i sikte. Utseende tro verklighet, för den verkställande är förmodligen lika upptagen som du är men han har hittat ett sätt att organisera sin arbetsbelastning på kontoret. Du kan också, så länge du utvecklar ett system som fungerar för dig. Det kan innebära att man använder vissa "provade och sanna" tekniker medan man avvisar andra.Som den höga verkställande chefen, kom ihåg att du är ansvarig och att det kräver att du tar kontroll över din arbetsbelastning innan den griper kontroll över dig.
Skapa ett arkiveringssystem - elektroniskt och papper - så att du omedelbart kan lämna informationen när du är klar med att granska det. Många affärsmän är "master stackers", vilket innebär att de tenderar att ackumulera högar av papper som så småningom överväldigar dem. Gör ett åtagande att arbeta på ett projekt och sedan, när du är klar, ladda omedelbart den bort. För pappersfiler, skapa ett färgkodat filsystem, där varje färg anger ett meddelande som är meningsfullt för dig. Till exempel implementera ett trefarghierarkysystem där gröna betyder "hög prioritet," gul betyder "måttlig prioritet" och rött betyder "låg prioritet. Eller, för att minska antalet filer på ditt skrivbord, använd ett tvåfärgssystem. Följ samma logik för att skapa ett datorsystem.
Skapa en daglig lista och håll den alltid med dig för att hålla dig fokuserad och på rätt spår. Korsa upp uppgifterna när du fyller i dem. På samma sätt, hålla en kalender med dig hela tiden, kryssreferens de två som behövs. Granska din att göra-lista i slutet av varje dag och början på varje ny dag för att fastställa dina dagliga skyldigheter i ditt sinne.
Fastställa tidsgränser och deadlines för var och en av dessa uppgifter, vara optimistiska men också realistiska. Var särskilt uppmärksam på den tid du tilläste att läsa och svara på e-postmeddelanden, eftersom det är otroligt enkelt att suga in i den tidskrävande "e-postvortexen". Tag dina e-postmeddelanden med "högprioriterade" meddelanden som hjälper dig att fokusera dina ansträngningar - och bestäm sedan om du vill svara i enlighet med det.
Börja telefonsamtal och möten med en uppskattning av deras varaktighet - och titta sedan på klockan och håll fast vid planen. Folk kommer att respektera din disciplin om du säger något som: "Som jag vet är vi upptagna, låt oss försöka vårt telefonsamtal eller möte i 30 minuter."
Sätta gränser för medarbetare som kan försöka locka dig i en lång lunch eller en långsam konversation om sin hemska blind datera natten före. Medan viss social interaktion är viktig för att bygga upp relationer bland medarbetare, var försiktig så att den inte går ur hand och kasta en curveball i din annars välstrukturerad arbetsdag.
Överväga multitasking. Du kanske tror att prata i telefonen, skriva ett mail och granska ett marknadsföringsförslag gör dig till en superanställd, men i själva verket kan du diffusa din uppmärksamhet och istället vara kontraproduktiv. Om du måste, tvinga dig att fokusera din uppmärksamhet på en uppgift i taget och jämföra resultaten med multitasking-läget för att organisera din arbetsbelastning.
Bedöm din nuvarande arbetsbelastning innan du godkänner nya ansvarsområden. Även om många anställda antar att de ska stiga upp och aldrig säga nej till sådana förfrågningar, noggrant överväga om du har tid att slutföra uppgifterna och om de kan uppnås enligt dina egna höga krav.
Konsultera med din handledare för att säkerställa att du är på rätt väg med din plan att organisera din arbetsbelastning på kontoret. Granska din "handlingsplan" och be om feedback.
