Dina finansiella rapporter är en snapshot av ditt företag vid en given tidpunkt. De är användbara, men verkligheten är att du vanligtvis inte kan stoppa din verksamhet i sina spår medan du förbereder dina uttalanden. Din inventering fortsätter att förändras medan du arbetar med böckerna, du kommer fortfarande att göra försäljning och placera order och din personal behöver fortfarande betala. De belopp som din personal tjänar efter årets sista avslutade löneperiod kallas tillkommande löner eller löner, och du måste lägga till dem och justera dina bokslut för att spegla dem.
Vad uppkommer löner?
Dina finansiella rapporter delar upp pengarna som går in och ut ur ditt företag i två kategorier, tillgångar och skulder. Om ett konto representerar pengar som är skyldigt till ditt företag är det en tillgång. Du kanske inte har den i din besittning än, men i normal drift kommer saker så småningom att hamna på ditt bankkonto. De pengar som ditt företag är skyldigt till andra är en skyldighet, även om den för närvarande sitter i dina konton, av exakt samma anledning. Det är vad som händer i slutet av en rapporteringsperiod när du är skyldig dina anställda pengar för skift som de har arbetat men ännu inte betalats för. Det är en skuld du har upplupnat eller ackumulerat, precis som hyresavgifterna på din utrustning eller lokaler.
Varför företag utnyttjar upplupna löner
Om du har lånat $ 20 från en vän är det helt okej att göra en anteckning i din checkbook några veckor senare när du skriver en check för att betala tillbaka honom. Saker skulle bli fula bråttom om du försökte driva ett företag på det sättet. Därför är det en princip för redovisning att du måste registrera någon kostnad - inklusive löner - under perioden då det uppkommer. De löner du är skyldiga kommer att dyka upp på två ställen eftersom de flesta företag använder dubbel bokföring. Du måste registrera dem i din balansräkning som en skuld och i resultaträkningen som en kostnad. Om du inte gör det kommer dina bokslut för rapportperiodens slut inte att vara korrekta.
Lön som är bearbetad, lön som inte är
I slutet av din rapporteringsperiod, om det är månatligt, kvartalsvis eller slutet av ditt räkenskapsår, kommer du förmodligen att visa något dollarvärde av utestående lön på dina böcker. Det beror på att det är sällsynt för ett företag att bosätta sig med anställda i slutet av en löneperiod. Vanligtvis kommer det att finnas en vecka eller mer mellan ditt löneavdragsdatum och lönedag. Om din årsskift faller under den veckan har du en lönedel som redan har bearbetats och väntar på att bli utfärdat, och det är det som visar på dina böcker. Dina upplupna lönekostnader är olika. De flesta av din personal kommer också att ha arbetat under dagarna mellan slutet av löneperioden och slutet av din rapporteringsperiod, och det är de dollarbelopp du behöver göra justeringar för.
Gör anteckningarna för upplupna löner
Den första platsen du behöver göra en post finns på din balansräkning, på huvudsidans sida. Du har ett konto här som heter "Löner betalas" eller något i enlighet med dessa linjer. De flesta gånger kommer det redan att finnas ett dollarbelopp här som representerar löneavgiften som redan har bearbetats från föregående löneperiod. Här lägger du till de upplupna lönerna, när du har beräknat totalt. På din inkomsträkning, på debitssidan av din bokföringsbok, har du ett liknande konto som heter "Lönekostnad" eller något liknande. Du lägger till motsvarande belopp här. Slutligen, i de flesta fall kommer dina böcker också att innehålla en journal som registrerar varje transaktion. När du har gjort dina justeringar i balansräkningen och resultaträkningen måste du logga in dem i tidskriften också. Du kommer att ange löneutgiften på din tidskrift som en debet och lönen betala som kredit.
Beräkning av belopp för anställda per timme
Ditt företag kan ha timmars anställda, tjänstemän eller oftare båda. Att beräkna de utestående beloppen du är skyldig till dina anställda är relativt enkelt. Om du håller formella tidtabeller i papper eller elektronisk form kan du dra dem för att hitta vilka anställda som arbetade vilka timmar. Därifrån beräknar du antalet arbetade timmar för varje anställd och multiplicerar det med timlön. Granska schemat för de senaste dagarna om ditt företag är tillräckligt liten för att du inte behöver använda formella tidtabeller. Lägg upp alla schemalagda timmar, gör eventuella reduktioner för personal som har lämnat tidigt, anlänt sent eller ringt in sjuk, och multiplicera sedan de arbetade timmarna av arbetstagarens timlängd. Slutligen lägger du samman totalsummorna för att komma fram till en siffra för totalt upplupna timlön.
Beräkning av belopp för tjänstemän
Att utarbeta mängden upplupen lön för dina tjänstemän är lite mer komplicerad, men det är fortfarande inte särskilt utmanande. Löner uttrycks vanligen som en årlig eller månadssiffran, så du måste bryta dem ner till ett belopp per dag dollar. För en årslön kan du bryta ner det totala antalet arbetsdagar om ett år och dela lön med det numret. Resultatet blir din anställdas dagliga lönedel. Om lönen är månadsvis kan du använda samma metod och räkna faktiska arbetsdagar för månaden. Vissa företag arbetar i 30-dagars månad för bokföringsändamål, men om du faller i den kategorin måste du räkna dagar fram till ditt bokslutsskifte i slutet av kalendern månads slut. När du har sorterat ut det och kommit fram till en daglig siffra för var och en av de anställda som har arbetat under de senaste dagarna av rapporteringsperioden, kan du summa upp det och få ett nummer för din totala upplupna lön.
Beräkning av övertid, provisioner och bonusar
Ditt arbete är inte helt klart när du har arbetat ut basen timelöner och löner. Ofta har dina anställda fått extra pengar i form av övertid, provisioner eller bonusar, och de måste också redovisas. För att beräkna övertid för dina anställda i timmen måste du referera till statens övertidslagstiftning eller, om det gäller dig, eventuella kollektivavtal som anger ett högre premie för övertid. En del anställda kan också få löpande lön, en lönedifferens för att arbeta impopulära skift eller fara för farligt arbete. Du måste beräkna dessa belopp individuellt, för varje berörd anställd. På samma sätt måste du utarbeta eventuella provisioner eller bonusar som tjänar av din timme och tjänsteman under de senaste dagarna av din bokföringsperiod. De lägger till din totala upplupna lön.
Sick Days och Holiday Pay
En annan komplikation du behöver ta itu med är sjuka dagar, betalade personliga dagar och semesterlön. Detta gäller speciellt om du använder kalenderåret som ditt räkenskapsår, så att ditt budgetår slutar samman med semestern. Om du erbjuder betalda personliga dagar, är de vanligtvis motsvarigheten till en dags lön för tjänstemän eller ett normalt skifte - vanligtvis åtta timmar - för en timmes anställd. Sjukdagar fungerar på samma sätt, och de tas ofta över semestern antingen i stället för en personlig dag eller eftersom din medarbetare har legitimt blivit sjuk. Holiday pay lagstiftning varierar beroende på var ditt företag är baserat, men i de flesta fall kölker det till en dags lön för anställda som inte arbetar på semestern och en dagslön till en högre skattesats för dem som gör det.
Tillåter skatter och förmåner
När du har utarbetat alla dessa summor har du en siffra för all din faktiska upplupna lön. Ditt arbete kommer ändå inte att bli klart, eftersom varje dollar av det beloppet också representerar en mindre procentandel du är skyldig i form av statliga och federala löneskatter. Om ditt företag erbjuder förmåner till sina anställda, eller för vissa anställda, anses dessa förmåner också som skattepliktig inkomst. Du måste utarbeta det dagliga dollarvärdet av dessa förmåner och tillämpa dem på alla berättigade anställda för att få fram en slutlig summa av dina upplupna löner, inklusive de förmånerna. När de är på plats kan du beräkna mängden löneskatt du är skyldig. Strängt taget är det inte en del av justeringen för löpande löner, men du måste justera dina skattekonton på samma sätt eftersom det är en del av samma uppgift.
Tillåter för Lön Processing Kostnader
Om du använder ett externt företag för att hantera din lön för dig finns det ett slutligt belopp som du måste redovisa. Det är det belopp som du betalar för din lönesamlingsbehandling, som varierar beroende på vilken leverantör du använder och den serviceplan du har valt. Vanligtvis kommer dina avgifter att vara per anställd per månad, så beräkningen av beloppet per dag är ungefär detsamma som att beräkna det dagliga beloppet för en månadslön. Multiplicera antalet anställda per antal anställda, dividera den siffran med antalet dagar i månaden och multiplicera sedan den dagliga dollarbeloppet med antalet dagar kvar i slutet av månaden. Om ditt företag är litet kan du inkludera detta belopp direkt i den totala siffran för upplupna löner. I större företag har du förmodligen ett separat konto för lönekostnader, men som med löneavgifterna är det meningsfullt att beräkna och redovisa det beloppet medan du redan gör dina upplupna löner.
Så här justerar du poster för upplupna löner
Nu när du har utarbetat alla de involverade dollarbeloppen är du äntligen redo att dyka tillbaka i böckerna och göra de nödvändiga justeringarna. Först, gå tillbaka till kontot "Löner betalbart" på kreditsidan av din balansräkning, eller vad som helst som det här kontot kallas i dina böcker. Du har redan en post där för föregående löneperiod, som redan är bearbetad och redovisad. Nu lägger du in en ny post där, med beskrivningen "Justera inmatning" och lägg till de löner du har beräknat för de senaste dagarna av perioden. Om du håller böckerna själv kan du vara mer informativ och märka den "Justera inträde för upplupna löner" eller något liknande för att hjälpa dig att komma ihåg tydligare vad du har gjort. Gå nu till ditt resultaträkning och skriv in en justeringspost på exakt samma sätt på debitssidan av din bokföringsbok. Slutligen loggar du båda de justerande posterna till din dagbok. Om du använder ett datoriserat bokföringsprogram eller ett manuellt system, kan de korrekta beloppen överföra sig till tidningen utan att du behöver göra det.
Nedgångar av att glömma att justera poster för upplupna löner
Om du håller dina egna böcker eller använder en bokförare som inte är formellt utbildad, är det möjligt att förbise dessa justeringar bland stress och livsstil för att göra ditt årsskifte, kvartalsvis eller månadsrapporter. Det är speciellt sant om ditt bokslutsår sammanfaller med kalenderåret, så att du deltar i detta samtidigt som du försöker hålla fast vid dina personliga skyldigheter under semestern. Det är helt förståeligt om du har missat justeringarna, men det betyder inte att du inte är ansvarig för att behålla dina böcker ordentligt.
Att hålla slöseri eller felaktiga böcker kan ha ett antal konsekvenser. Långivare eller potentiella investerare kan vara försiktiga och med rätta om de finner felaktigheter i din ekonomi. Det betyder också att du inte arbetar med korrekt information, vilket gör hantering av planering svårare. Om du befinner dig på en marknad där rekrytering av anställda redan är en utmaning, kommer ett rykte för bungling lön inte att hjälpa din sak. Slutligen kan inte statliga skattemyndigheter eller skattemyndigheterna få böter och oönskade upplysningar om att inte räkna ut dina löneavgifter korrekt. Att göra justeringar kräver lite arbete från din sida - eller din bokförare del - men det är väl värt ansträngningen att få det rätt.
