Organisationer som har en kontraktshanteringsprocess på plats kan spara tid och pengar och därför ha en fördel på marknaden. Kärnan i en hälsosam kontraktshanteringsprocess är en central plats där allt kontraktsspråk är lättillgängligt.
Analysera kontraktet
Granska avtalet för att se till att det innehåller all relevant information. Ett solidt kontrakt definierar tydligt rollerna och ansvarsområdena för organisationer och individer. Det ska beskriva alla tidsramar och tidsfrister, identifiera hur leveranser ska mätas och tydligt fastställa betalningsarrangemang.
Förstå bakgrunden
Att ta tid att diskutera inom organisationen kan tjänsteleverantörens roll och förhållandet som har utvecklats hjälpa till att definiera kontraktsvillkoren. Om det behövs, träffa tjänsteleverantören för att identifiera eventuella utestående problem. Ett solidt förhållande med tjänsteleverantören kan hjälpa till att forma ett kontrakt som är till nytta för båda parter.
Upprätta övervakningsprotokoll
Se till att systemen finns på plats för att samla in data, övervaka tidslinjer, rapportera om prestanda och ordna bokföring. Väldefinierade rutiner sparar tid och pengar.
Hämta nödvändig dokumentation
Det är viktigt i början av ett kontrakt att identifiera alla nödvändiga licenser och dokumentation, bekräfta att all information är aktuell och dela denna information med tjänsteleverantören.
Informera alla parter
Medlemmar av kontraktsförvaltningsgruppen och andra intressenter bör först upplysas om sitt ansvar i kontraktsprocessen. Ansvar under hela kontraktets löptid bör tydligt beskrivas så att alla lagmedlemmar förstår sitt ansvar.
Hantera problem
När kontraktet är undertecknat bör eventuella olösta problem hanteras så att de inte orsakar problem under kontraktsperioden. Oupplösta problem vid tidpunkten för kontraktsundertecknandet ska skrivas ned och lösningen och tidsramen överenskommits. Det här är också en bra tid att identifiera kontraktsposter som kommer att lämnas för framtida utveckling. Alla objekt som kräver en variation i det ursprungliga kontraktet måste noggrant registreras och hanteras.
Bedöm övergången
En övergångsfas kommer att finnas i vissa kontrakt. I slutet av denna fas ska parterna träffas för att bedöma avtalets övergripande prestanda. I vissa fall är övergångsperioden när slutliga detaljer i kontraktet hamras ut. i dessa fall är en grundlig bedömning av övergångsperioden kritisk. Det här är också dags att bestämma kontraktsarrangemang som resurser som behövs.
Bedöm prestanda
Prestationshantering ska vara kontinuerlig under hela kontraktet. Löpande bedömning av prestandadata, fortsättning av vad som fungerar och korrigering av vad som inte är, kommer att hjälpa till att återskapa kontraktsvillkor som gynnar alla parter.
Hantera variationer
Alla kontrakt bör innehålla bestämmelser för variationer, vilket endast bör tillåtas i vissa fall. Kontraktsvariationer ska alltid definieras skriftligen genom ett formellt ändringsförslag. En standard förändringshanteringsprocess bör finnas för alla variationer.
