Faktureringssystemet är hjärtat i företagets kundfordringar. Fakturor är beredda utifrån produkter eller tjänster som säljs. Uppgifter från fakturan motsvarar försäljnings tidskrifter, kunders kontouppgifter, kundfordringar och kassakonton, bland annat affärsrekord.
Elektronisk och Manuell
Mjukvarusystem som används för fakturering kräver att småföretaget anger inledningsdata innan de skriver ut fakturor. Varje system kräver olika variabler och kommer att uppmana användaren om vad som behövs. Systemet kommer sedan elektroniskt att integrera data i kundfordringar. Däremot bestämmer småföretagaren eller bokföraren vid upprättandet av ett manuellt system vad som behövs och formulerar detta som en del av bokföringssystemet i enlighet med detta. Oavsett om det lilla företaget tillhandahåller tjänster eller säljer produkter, är ett av de första stegen vid upprättandet av ett faktureringssystem att avgöra vad som ska inkluderas på fakturan utöver sådana grunder som kontaktinformation.
Numreringssystem
Varje faktura ska innehålla ett unikt identifieringsnummer baserat på kronologisk ordning eller kundnummer. Hur som helst småföretagaren väljer, kan dessa unika nummer användas för att hänvisa till en viss faktura i framtiden.
Fakturaorganet
Under beskrivningsdelen av fakturan vill bokföraren lägga till specificerad information så att kunden vet exakt vad fakturan dokumenterar. Till exempel är en faktura för service som helt enkelt anger "serviceanrop" för vagt för att antingen kunden eller det lilla företaget ska användas för senare referens. Om beskrivningen säger något mer specifikt, till exempel "Ändrade filter, rengjorda fläktar, testade tändningar", vet både kunden och tjänsteleverantören exakt det utförda arbetet. Om avgiften är per tjänst eller per timme, bör denna detalj ingå i beskrivningen. När fakturan är för produkter, inkludera kvantiteter och pris per enhet. Denna information motsvarar uppgifter i försäljningsjournalen.
Kredit villkor
Bestäm kreditvillkoren kunderna kommer att erbjudas och inkludera detta på fakturan. Till exempel, om betalning förväntas omedelbart, bör fakturan bära noteringen "Nettoförsagt vid mottagandet". Under försäljningen, om kunden fick höra att han skulle ha 30 dagar att betala, inkludera detta som förfallodagen på fakturan.
Hämta allt tillsammans
Faktureringssystemet är komplett när det passar rätt plats i bokföringsprocessen. När fakturor har upprättats är det dags att samla kundfordringar. En kopia av varje faktura skickas till kunden, och verksamheten behåller en kopia. Det fakturerade beloppet läggs ut på kundens konto i försäljningsjournalen. När betalning tas emot dras beloppet från kundens konto i försäljningsjournalen och läggs till företagets kassakonto. I slutet av månaden kan småföretagaren granska räkenskaperna för att notera eventuella utestående fakturor och behovet av att följa upp när de söker betalning, till exempel att skicka en andra kopia av fakturan märkt "förfallna".
