De flesta affärsfunktioner som inte riktas mot politiken och förfarandena blir kaotiska och oorganiserade. Registret är inte en av de mest spännande aspekterna av affärer, men det är en av de viktigaste. Ett organiserat system för dokumentlagring eliminerar värdelösa journaler och skyddar verksamheten vid en revision. Att veta när man ska behålla det och när man ska kasta är det ett viktigt steg i utvecklingen av en framgångsrik affärsverksamhet.
Universal Retention Schedule
Alla företag bör utveckla ett system för lagring av register som är universellt för alla avdelningar. Det blir alla på samma sida när det gäller lagring av poster. Undersök lagar och stadgar för din verksamhet och verksamhetssektor. Till exempel kan ett advokatbyrå ha olika krav än en liten mataffär. Om det behövs, kontakta en advokat för att skapa detta system. Indexera planen baserat på funktion och avdelning. Utarbeta ett schema och tilldela klassificeringskoder.
Records Inventory
Registreringsförteckningen är ett viktigt steg i hanteringen av lagring. Detta är en korrekt lista över alla poster, elektronik och papper, inom din organisation. Listan bör specificera en titel för varje post, till exempel "Allmän Ledge" och platsen för dokumentet. Dessutom, inkludera en klassificering för poster. Detta kommer att vara referensbasen för retention baserat på ditt företags schema. Skriv till exempel ett kalkylblad; Den första kolumnen skulle vara en titel, "Betalningsbar åldersrapport". Den andra kolumnrubriken skulle vara en klassificering, "Konto betald." Kolumn tre kan vara en avdelning, "Redovisning". Resten av kalkylbladet kan innebära platsen, "East Storage Room, Cabinet Four" och retentionskoden, "Schema A."
Dokumentbedömningar
Utvärderingsprocessen innebär en analys av lokaler på hela företaget för att eliminera dokument som överstiger kvarhållningsperioden. Denna form av husrengöring eliminerar uppbyggnaden av överskjutande poster. Använda registerförteckningen, förstör utgått dokument. När du är klar ska du granska all lagring och uppdatera inventeringslistan. Under denna tid, undersök lagen om att erkänna eventuella ändringar som gjorts sedan senaste granskningen. Planera recensioner årligen, kvartalsvis eller månadsvis.
