Säsongssäkerhet, 24-timmars serviceförväntningar och förmågan att anpassa sig till en ständigt föränderlig miljö gör organiserade arbetsflöden avgörande för effektiv hotellverksamhet. Även om arbetsaktiviteterna ibland kommer att flöda i en jämn sekvens, kan de samma aktiviteterna överlappa varandra under upptagna tider. Detta gör ett effektivt kommunikationssystem en viktig del av de regler, rutter och roller som går in i ett organiserat hotellflöde.
Planera arbetsflödet
Skapa ett vertikalt arbetsflödesdiagram som identifierar varje avdelning eller område och visar arbetssekvensen med hjälp av textrutor, anslutningspilar och nummer för att identifiera arbetsflödesriktningen. För ett litet hotell kan dessa omfatta kunder, receptionen och hushållsavdelningen. Till exempel skulle diagrammet bryta bokning av ett rum i varje av dess komponentsteg: en gäst gör en reservation, får en bekräftelse och anländer till receptionen, där receptionens anställda behandlar incheckningen. När gästen checkar ut, hanterar receptionen kassan och meddelar hushållning.
Analysera uppgifter
I en arbetsmiljö är det tillfällen då uppgifter och ansvarsområden måste överlappa varandra. Med hjälp av arbetsflödesdiagrammet som referens analyserar du uppgifter som utförs under varje växling för att bättre kunna förutse personalbehoven. Till exempel kan anställda i tredje skyttes receptionen hantera lätta hushållsuppgifter och ytterligare administrativa uppgifter, t.ex. uppdatering av bokningsdatabasen eller svarande av e-postmeddelanden. Detta kan eliminera behovet av att schemalägga hushållning och frigöring för första och andra anställda.
Schemaläggande anställda
Både personalplanering och uppgiftsfrister måste vara flexibla. Till exempel, om din normala incheckningstid är middag, måste hushållning ha rum rena och klara vid den tiden. Du måste dock justera scheman eller anställa tillfälliga anställda under upptagna tider. Detsamma gäller för personalen i receptionen. Om du normalt planerar två personer under dagen och en person över natten, kan du behöva justera arbetsplaner - ibland med lite förvarning - för att ge överlappningsskydd under upptagna tider.
Kommunikationsplanering
En bra kommunikationsplan är avgörande för ett organiserat arbetsflöde. Granska arbetsflödesdiagrammet och identifiera kritiska kommunikationspunkter. Exempel är skiftbytesmöten, samtalsprocedurer, nödsituationer vid hushållning och förfaranden för uppdatering av tillfälliga inköp som gäster gör under vistelsen. Till exempel måste hushållsarbetare informera receptionen när en gäst tar bort objekt från rummets kylskåp. Inkludera förfaranden för att kommunicera arbetsflödesändringar för att se till att inget förbises. Det kan också kräva att du köper extra utrustning, t.ex. tvåvägsradioer eller mobiltelefoner för anställda på samtal.
