Ett papperslöst kontor kan hjälpa miljön, men det kan skapa processhuvudvärk om ett adekvat arbetsflödessystem inte införs. Att flytta allt till det digitala utrymmet kräver att du skapar dokumentkontroll och arbetsflödesförfaranden som säkerställer att inget förloras i övergången. När fysiska in-boxar återvänder till historiens dammsugare måste virtuella de ersätta dem.
Går digital
I ett papperslöst kontor är målet att flytta allt som är möjligt online. Tryckta dokument skannas och placeras på en delad plats i datorns system där behöriga användare kan komma åt dem. Förutom miljöfördelarna kan ett välskött papperslösa kontor lättare hitta information än i de traditionella arkiveringssystemen. Mappar i ett virtuellt arkiv lagrar äldre dokument så att de inte rubbar ofta åtkomliga områden men fortfarande är tillgängliga när det behövs.
Delade kalendrar
Flytta anställningsplaner till en gemensam kalender gör att arbetsgivare kan hantera semestertid och andra frågor som påverkar arbetsschemat. Det tillåter också medarbetare att spåra möten och andra planerade händelser. Lag som delar arbetskalendrar kan övervaka vem som är in och vem är ute av kontoret och kan strukturera arbetsflödet på projekt med det i åtanke. Att kunna se att de viktigaste intressenterna är på väg till en konferens i slutet av veckan kan till exempel motivera någon att få utkastet till ett nyckeldokument eller ett kontrakt slutfört snabbare, så att de berörda parterna får chansen att erbjuda sina insatser innan innehållet är klart.
Dokumenthantering
Papperslösa kontor behöver ett system som anger hur dokumenten ska bibehållas och lagras. Skapa en dokumentnamnkonvention och mappstruktur för att göra dokumenten enkla att hitta. Dokumenthanteringssystem tillåter ofta både "checkar ut" och spårningsändringar. Detta förhindrar att flera personer arbetar på ett dokument samtidigt och tillåter versionskontroll. Att ange att dokumenten uppdateras på den delade platsen minskar problemen som uppstår när användarna hämtar en fil, gör uppdateringar och skickar ut dem via e-post och misslyckas då med att hålla den officiella versionen aktuell.
Projektledning
Projektledningsprogramvara spårar projektets milstolpar och deadlines. Du behöver ett system som kan hålla reda på uppgifter och projektplaner och låter anställda ange när något har slutförts. Meddelanden ska varna någon när en ny uppgift behöver hennes uppmärksamhet. Individer kan spåra sina egna projekt, medan chefer kan få en helhetssyn på vad som görs i hela laget och omfördela resurser efter behov. Projekt bör digitalt arkiveras när de är färdiga, tillsammans med lärdomar, så kunskapsöverföring kan enkelt inträffa när ett liknande projekt börjar senare.
