En förfrågningsrapport kommer sannolikt att skrivas av en polis eller annan myndighetsfigur som tar ett uttalande från någon som gör ett klagomål. Utredningsrapporten hjälper en officer att hålla reda på klagomålens detaljer så att den kan undersökas och följas upp vid en senare tidpunkt. Den person som skriver undersökningsrapporten kanske inte är den samma personen som följer upp på det, så ju mer information du får i din rapport, desto bättre.
Ange datumet för klagomålet längst upp i rapporten tillsammans med relevanta referensnummer.
Förklara vilken typ av klagomål som rapporteras kortfattat. Detta inkluderar vem, vad, när och var.
Skriv ner alla detaljer som lämnas till dig av den person som gör klagomålet. Detaljerna kan innehålla den påstådda hur och varför av klagomålet eller detaljerna som måste bekräftas vid en senare tidpunkt.
Inkludera detaljer som tillhandahållits av andra vittnen i rapporten också. Gör en anteckning när dessa detaljer motsätter dem som tillhandahålls av den ursprungliga personen som gjorde klagomålet.
Ange historien om motsatta sidan. Den motsatta sidan av klagomålet bör alltid höras och informationen som lämnas bör anges korrekt för att säkerställa att rapporten är rättvis och balanserad.
Lista alla bevis du samlat in som på något sätt berör föremålet för din förfrågningsrapport.
Uppdatera rapporten när utredningen fortsätter. Om det finns ny bevisning eller om uppgifterna är bevisade exakta eller felaktiga, lägg till denna information i undersökningsrapporten.
Skriv upp rapporten. Många av dina första anteckningar angående klagomålet kommer sannolikt att vara handskrivna. När du fyller i förfrågningsrapporten skriver du upp det med ett ordbehandlingsprogram.
